Sắp xếp tên theo ABC trong Excel đúng chuẩn tên tiếng Việt

Muốn sắp xếp tên theo ABC trong Excel, bạn chọn một ô trong cột cần sắp xếp rồi vào Data > Sort A to Z. Nhưng với họ tên tiếng Việt nằm chung một cột, cách này chỉ xếp theo họ (chữ đầu), nên "Nguyễn Văn An" luôn đứng sau "Lê Thị Yến". Để xếp đúng theo tên, bạn tách tên ra một cột riêng rồi dùng hộp thoại Sort xếp theo Tên, sau đó theo Họ đệm. Bài này hướng dẫn từng bước, cách dùng hàm SORT, SORTBY trên Excel mới và cách sửa lỗi xếp sai thứ tự.

Các bước theo tài liệu của Microsoft, áp dụng cho Excel trong Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016. Excel 2010 có giao diện ribbon tương tự nên cũng làm được các bước sắp xếp cơ bản.

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel khi đã có cột Tên riêng

Nếu bảng của bạn đã chia sẵn cột Họ đệm và cột Tên, làm như sau:

1. Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu.
2. Vào tab Data, nhóm Sort & Filter, bấm Sort.
3. Tích My data has headers nếu dòng đầu là tiêu đề cột.
4. Ở Sort by, chọn cột Tên. Sort On để Cell Values, Order chọn A to Z.
5. Bấm Add Level để thêm mức thứ hai. Ở Then by, chọn cột Họ đệm, Order là A to Z.
6. Bấm OK.

Mức thứ hai giúp các bạn trùng tên được xếp tiếp theo họ đệm. Ví dụ ba bạn tên "An" sẽ xếp: Lê Văn An, Nguyễn Thị An, Trần Minh An.

Nếu muốn xếp ngược (Z đến A), chọn Z to A ở cột Order.

Sắp xếp nhanh một cột

Khi chỉ cần xếp nhanh theo một cột, bấm một ô trong cột đó rồi vào Data > Sort A to Z (hoặc Sort Z to A). Lệnh này cũng có ở Home > Editing > Sort & Filter.

Sắp xếp họ tên theo ABC trong Excel khi họ và tên nằm chung một cột

Đây là trường hợp hay gặp nhất với danh sách học sinh, nhân viên. Bạn cần tạo cột Tên tạm, xếp theo cột đó, rồi ẩn hoặc xóa đi.

Bước 1: Tách tên ra cột phụ

Giả sử họ tên ở cột B, từ ô B2. Chèn một cột trống bên phải (cột C, đặt tiêu đề "Tên"), rồi chọn một trong các cách:

• Dùng công thức (mọi phiên bản): ở C2 nhập =TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(B2," ",REPT(" ",100)),100)) rồi kéo xuống. Công thức lấy chữ cuối cùng, tức tên.
• Microsoft 365, Excel 2024: nhập =TEXTAFTER(B2," ",-1).
• Không dùng hàm: gõ tên của dòng đầu vào C2, chọn C3 rồi nhấn Ctrl + E (Flash Fill, có từ Excel 2013).

Chi tiết từng cách, kể cả tách riêng họ và tên đệm, xem bài tách họ và tên trong Excel.

Bước 2: Sắp xếp theo cột Tên rồi đến Họ tên

1. Bấm vào một ô trong bảng.
2. Vào Data > Sort, tích My data has headers.
3. Sort by: cột Tên, Order: A to Z.
4. Bấm Add Level, Then by: cột Họ và tên, Order: A to Z.
5. Bấm OK.

Bước 3: Dọn cột phụ

• Muốn giữ để lần sau sắp xếp lại: bấm chuột phải tiêu đề cột C, chọn Hide.
• Muốn xóa: nếu cột C là công thức thì cứ xóa thoải mái, vì thứ tự dòng đã được sắp xong. Thứ tự không bị đảo lại sau khi xóa.

Đánh lại số thứ tự sau khi sắp xếp

Sau khi xếp, cột STT sẽ bị xáo trộn. Nhập 1 ở ô đầu, 2 ở ô kế tiếp, chọn cả hai ô rồi kéo xuống. Hoặc dùng công thức =ROW()-1 nếu dữ liệu bắt đầu từ dòng 2, cột STT sẽ luôn đúng dù sắp xếp lại bao nhiêu lần.

Chú ý chọn đúng vùng dữ liệu khi sắp xếp

Lỗi nặng nhất khi sắp xếp là chỉ xếp một cột mà các cột khác đứng yên, khiến tên người này dính với điểm số, số điện thoại của người khác.

Nếu bạn bôi đen riêng một cột rồi bấm Sort, Excel sẽ hiện hộp Sort Warning với hai lựa chọn:

• Expand the selection: mở rộng ra cả bảng, các cột di chuyển cùng nhau. Nên chọn cái này.
• Continue with the current selection: chỉ xếp riêng cột đã chọn. Chỉ dùng khi cột đó thật sự độc lập.

Lỡ xếp sai, nhấn ngay Ctrl + Z để hoàn tác. Trước khi xếp danh sách quan trọng, nên lưu một bản sao.

Sắp xếp tên theo ABC bằng hàm SORT, SORTBY (Excel 365, 2021, 2024)

Hàm sắp xếp trả kết quả ra vùng mới, giữ nguyên bảng gốc. Khi bảng gốc thay đổi, kết quả tự cập nhật.

Hàm SORT

Cú pháp: =SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• sort_index: số thứ tự cột dùng để xếp.
• sort_order: 1 là tăng dần (A đến Z, mặc định), -1 là giảm dần.

Ví dụ bảng A2:C40 có cột 1 là STT, cột 2 là Họ tên, cột 3 là Tên. Để xếp theo cột Tên:

=SORT(A2:C40, 3, 1)

Hàm SORTBY xếp theo tên mà không cần cột phụ

Cú pháp: =SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2], ...)

SORTBY cho phép xếp theo một mảng tính ra từ công thức. Với Excel trong Microsoft 365 hoặc Excel 2024, bạn xếp danh sách họ tên ở B2:B40 theo tên, rồi theo họ tên, chỉ bằng một công thức:

=SORTBY(B2:B40, TEXTAFTER(B2:B40," ",-1), 1, B2:B40, 1)

Trên Excel 2021 (không có TEXTAFTER), hãy tạo cột Tên phụ ở cột C rồi dùng =SORTBY(B2:C40, C2:C40, 1, B2:B40, 1).

Theo Microsoft, SORT và SORTBY có trong Excel cho Microsoft 365, Excel 2024 và Excel 2021 (Windows và Mac). Excel 2019, 2016 và 2010 không có hai hàm này. Kết quả "tràn" (spill) xuống các ô bên dưới, nên vùng nhận kết quả phải để trống.

Lỗi thường gặp khi sắp xếp tên tiếng Việt và cách sửa

• Tên bị xếp lẫn lộn, có tên đứng đầu bất thường: ô có dấu cách thừa ở đầu. Microsoft khuyên xóa khoảng trắng đầu dòng trước khi xếp, dùng cột phụ =TRIM(B2).
• Xếp theo họ thay vì theo tên: bạn đang xếp trực tiếp cột họ tên. Tách tên ra cột phụ như hướng dẫn ở trên.
• Thứ tự chữ có dấu (Á, Â, Đ...) không như mong đợi: theo Microsoft, thứ tự sắp xếp phụ thuộc thiết lập vùng (locale) trong Regional Settings của Windows. Kiểm tra lại định dạng vùng trong Windows nếu thấy thứ tự khác bảng chữ cái tiếng Việt.
• Dữ liệu gõ bằng font cũ (.VnTime, VNI-Times): các bảng mã cũ TCVN3, VNI không phải Unicode nên Excel không hiểu đúng chữ có dấu và xếp sai. Chuyển dữ liệu sang Unicode trước khi sắp xếp.
• Dòng tiêu đề bị xếp lẫn vào dữ liệu: chưa tích My data has headers trong hộp thoại Sort.
• Một số dòng không di chuyển: có dòng hoặc cột bị ẩn. Theo Microsoft, dòng ẩn không được sắp xếp, hãy hiện tất cả (Unhide) trước khi xếp.
• Ô gộp (Merge) báo lỗi khi sắp xếp: Excel yêu cầu các ô gộp có cùng kích thước. Bỏ gộp ô trong vùng dữ liệu trước khi xếp.
• Hàm SORT báo #NAME?: phiên bản Excel không có hàm này. Dùng hộp thoại Sort thay thế.

Sau khi sắp xếp, nếu cần tra thông tin của từng người từ một bảng khác, hãy dùng hàm VLOOKUP trong Excel.

Câu hỏi thường gặp

Excel có phân biệt chữ hoa, chữ thường khi sắp xếp không?

Mặc định là không. Nếu cần, trong hộp thoại Sort, bấm Options... và tích Case sensitive.

Sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 có khác Excel 2016 không?

Các lệnh Sort A to Z và hộp thoại Sort có trên cả hai bản. Điểm khác là Excel 2010 không có Flash Fill, nên để tách tên ra cột phụ bạn dùng công thức RIGHT, SUBSTITUTE, TRIM.

Làm sao sắp xếp tên theo ABC mà không làm lệch các cột khác?

Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng (không bôi đen một cột), rồi mới vào Data > Sort. Nếu Excel hiện Sort Warning, chọn Expand the selection.

Có thể sắp xếp theo nhiều cột, ví dụ theo lớp rồi đến tên không?

Được. Trong hộp thoại Sort, đặt Sort by là cột Lớp, bấm Add Level để thêm cột Tên, rồi thêm cột Họ tên. Mức nằm trên được ưu tiên trước.

Vì sao hàm SORTBY báo lỗi #VALUE!?

Thường do các vùng trong công thức không cùng kích thước, ví dụ B2:B40 và C2:C41. Theo Microsoft, sort order khác 1 hoặc -1 cũng gây lỗi #VALUE!.