Cách tạo checkbox trong Word: ô vuông tick được và để in

Cách tạo checkbox trong Word tùy vào việc bạn cần ô vuông để tick trên máy hay chỉ để in ra giấy. Muốn bấm vào là tick được, bật tab Developer rồi chọn Check Box Content Control. Muốn in ra cho người khác đánh dấu bằng bút, dùng Bullets > Define New Bullet hoặc Insert > Symbol để chèn ký hiệu ô vuông. Bài này hướng dẫn cả hai cách, cách đổi dấu X thành dấu tích, khóa danh sách và sửa các lỗi hay gặp.

Các bước theo tài liệu của Microsoft cho Word trong Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 và Word 2016. Tên menu và nút ghi bằng tiếng Anh như trên giao diện Office.

Hai loại ô vuông checkbox trong Word

Trước khi làm, hãy chọn đúng loại:

• Checkbox tick được (clickable): bấm chuột vào ô là hiện dấu X hoặc dấu tích. Hợp với biểu mẫu điền trên máy, danh sách việc cần làm, phiếu khảo sát gửi qua email.
• Checkbox để in (ký hiệu ô vuông): chỉ là ký tự hình ô vuông, không bấm được. Hợp với phiếu đăng ký, phiếu điều tra in ra cho người khác đánh dấu bằng bút.

Nếu văn bản vừa điền trên máy vừa in, dùng loại tick được. Khi in, ô vuông vẫn in ra bình thường.

Cách tạo checkbox trong Word để tick được (Developer > Check Box Content Control)

Bước 1: Hiện tab Developer

Tab Developer mặc định bị ẩn. Bạn chỉ cần bật một lần, Word sẽ giữ tab này cho các lần sau.

1. Bấm File > Options.
2. Chọn Customize Ribbon ở cột bên trái.
3. Ở khung bên phải, dưới Customize the Ribbon chọn Main Tabs, tích ô Developer.
4. Bấm OK.

Bước 2: Chèn ô checkbox

1. Gõ danh sách của bạn, mỗi mục một dòng.
2. Đặt con trỏ ở đầu dòng đầu tiên.
3. Vào tab Developer, trong nhóm Controls, bấm Check Box Content Control (biểu tượng ô vuông có dấu tích).
4. Gõ một dấu cách sau ô để chữ không dính sát.
5. Chọn ô vừa tạo, sao chép (Ctrl + C) và dán (Ctrl + V) vào đầu các dòng còn lại.
6. Bấm vào ô để tick. Bấm lần nữa để bỏ tick.

Bước 3: Đổi dấu X thành dấu tích

Mặc định, ô được tick sẽ hiện dấu X. Để đổi sang dấu tích ✓:

1. Bấm chọn ô checkbox.
2. Trên tab Developer, bấm Properties.
3. Trong hộp thoại Content Control Properties, bấm Change cạnh dòng Checked symbol.
4. Chọn ký hiệu dấu tích rồi bấm OK. Nếu không thấy, mở danh sách Font và chọn Wingdings 2 hoặc Segoe UI Symbol.
5. Làm tương tự với từng ô. Mẹo: chỉnh xong một ô rồi sao chép ô đó cho các dòng khác sẽ nhanh hơn.

Cũng trong hộp thoại này, bạn có thể đổi ký hiệu ô trống ở dòng Unchecked symbol, đặt chữ gợi ý khi rê chuột ở ô Title, hoặc chọn None ở ô Show as để ẩn khung viền của content control.

Đổi cỡ và màu ô checkbox

Ô checkbox là ký tự nên chỉnh như chữ thường: bôi đen ô rồi đổi cỡ chữ, màu chữ trên tab Home. Nếu cần áp dụng hàng loạt, trong Properties tích Use a style to format text typed into the empty control và bấm New Style để tạo kiểu riêng.

Cách tạo ô vuông checkbox để in ra giấy

Cách 1: Dùng bullet hình ô vuông

Cách này tạo danh sách mà mỗi dòng tự có ô vuông ở đầu, xuống dòng là có ô mới.

1. Trên tab Home, bấm mũi tên cạnh nút Bullets, chọn Define New Bullet.
2. Bấm Symbol và tìm ký tự ô vuông. Nếu không thấy, đổi Font sang Wingdings hoặc Segoe UI Symbol.
3. Bấm OK hai lần.
4. Gõ danh sách. Mỗi lần nhấn Enter, Word tự thêm ô vuông cho dòng mới.

Lần sau, bullet ô vuông này sẽ xuất hiện trong danh sách Bullet Library, chỉ cần chọn lại.

Cách 2: Chèn ký hiệu ô vuông bằng Symbol

Hợp khi bạn chỉ cần vài ô ở giữa câu, ví dụ "Giới tính: ☐ Nam ☐ Nữ".

1. Đặt con trỏ tại chỗ cần chèn.
2. Vào Insert > Symbol > More Symbols.
3. Ở ô Font, chọn Wingdings (hoặc Segoe UI Symbol), tìm ký tự ô vuông.
4. Bấm Insert, rồi Close.

Nếu muốn in sẵn ô đã được đánh dấu, theo Microsoft bạn chọn font Wingdings và nhập Character code 252 hoặc 254 để chèn dấu tích. Với font Segoe UI Symbol, các mã dấu tích là 2705, 2713, 2714.

Khóa danh sách và làm biểu mẫu có checkbox

Khi gửi danh sách cho người khác, bạn thường muốn họ chỉ tick ô mà không sửa nội dung.

• Nhóm lại (Group): chọn cả danh sách và các ô checkbox, vào Developer > Group > Group. Muốn sửa lại thì chọn và bấm Group > Ungroup.
• Hạn chế chỉnh sửa (Restrict Editing): vào Developer > Restrict Editing, chọn mức hạn chế ở khung bên phải rồi bấm Yes, Start Enforcing Protection. Có thể đặt mật khẩu để người khác không gỡ được.

Căn thẳng hàng các dòng dài

Nếu mỗi mục dài hơn một dòng, dòng thứ hai sẽ thụt ra dưới ô checkbox trông lệch. Theo Microsoft, sửa bằng thụt lề treo (hanging indent):

1. Chọn cả danh sách.
2. Trên tab Home, bấm nút mở rộng ở góc nhóm Paragraph.
3. Ở Indentation, đặt Left là 0.25", mục Special chọn Hanging, giữ By mặc định hoặc chỉnh theo ý.
4. Bấm OK.

Làm bảng câu hỏi có checkbox

Với phiếu khảo sát, bạn có thể kẻ bảng 3 cột: câu hỏi, "Có", "Không", rồi chèn checkbox vào hai cột sau. Muốn ẩn đường kẻ bảng, chọn cả bảng, trên tab Home mở mũi tên cạnh nút Borders (nhóm Paragraph) và chọn No Border.

Lỗi thường gặp khi tạo checkbox trong Word

• Không thấy tab Developer: chưa bật trong File > Options > Customize Ribbon. Tab này cũng có thể mất sau khi cài lại Office, khi đó bật lại.
• Bấm vào ô không tick được, chỉ chọn cả ô: có thể bạn đã chèn ký hiệu bằng Symbol hoặc bullet chứ không phải Check Box Content Control. Ký hiệu thì không bấm được, phải chèn lại bằng tab Developer.
• Tick ra dấu X thay vì dấu tích: đổi trong Properties > Checked symbol như Bước 3.
• Không chọn được dấu tích trong danh sách ký hiệu: đổi Font sang Wingdings 2 hoặc Segoe UI Symbol.
• In ra không thấy khung viền xám quanh ô: đây là bình thường. Khung xám chỉ hiện trên màn hình để bạn biết đó là content control, khi in chỉ còn ô vuông.
• Người nhận vẫn sửa được nội dung: chưa bật Restrict Editing, hoặc đã gửi bản chưa lưu sau khi bật.

Tạo checkbox trong Word 2016, 2010 và bản cũ

Các bước trong bài giống nhau trên Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365. Theo trang của chuyên gia Word Charles Kenyon (addbalance.com), Check Box Content Control có từ Word 2010, nên Word 2010 cũng làm được với cách bật tab Developer tương tự. Cách chèn ký hiệu bằng Symbol và Define New Bullet thì dùng được trên hầu hết các phiên bản Word.

Nếu bạn soạn biểu mẫu dài, nên thêm số trang và mục lục để người điền dễ theo dõi. Sau khi tick xong, có thể lưu ra PDF và mở bằng Foxit Reader để gửi đi.

Xem thêm: Cách giãn dòng trong Word chuẩn văn bản hành chính, có phím tắt; Cách xoay chữ trong Word; Tìm và thay thế trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao tạo checkbox trong Word mà không cần tab Developer?

Dùng Home > Bullets > Define New Bullet hoặc Insert > Symbol để chèn ký hiệu ô vuông. Cách này không tick được bằng chuột, chỉ hợp để in ra giấy.

Checkbox trong Word có giữ dấu tick khi lưu ra PDF không?

Có. Trạng thái đã tick hay chưa tại thời điểm lưu sẽ hiện trong file PDF, nhưng người nhận không tick lại được trên PDF như trong Word.

Có cách nào tick nhiều ô checkbox cùng lúc không?

Check Box Content Control phải bấm từng ô. Nếu cần nhiều ô đã tick sẵn, tick một ô rồi sao chép, dán ô đó sang các vị trí khác.

Checkbox có in ra giấy được không?

In được. Ô vuông và dấu tick (nếu đã tick) đều in ra, còn khung viền xám của content control thì không in.

Vì sao sao chép checkbox sang file khác thì không bấm được?

Kiểm tra file đích có đang mở ở chế độ chỉ đọc hoặc bị Restrict Editing không. Nếu file đích được bảo vệ, bạn cần tắt bảo vệ trong khung Restrict Editing (bấm Stop Protection) trước khi chỉnh.