Cách tạo mục lục trong Word tự động, cập nhật và sửa lỗi

Q: Vì sao bấm vào mục lục không nhảy tới trang?

Mặc định bạn phải giữ Ctrl rồi bấm chuột vào dòng mục lục. Nếu vẫn không được, có thể mục lục được tạo bằng Manual Table hoặc đã bị khóa thành chữ thường, hãy xóa và chèn lại mục lục tự động.

Q: Xóa mục lục trong Word như thế nào?

Vào References > Table of Contents, kéo xuống cuối menu và chọn Remove Table of Contents. Các tiêu đề trong thân bài vẫn giữ nguyên.

Muốn tạo mục lục trong Word tự động, bạn chỉ cần định dạng các tiêu đề bằng kiểu Heading 1, Heading 2, Heading 3, rồi vào thẻ References > Table of Contents và chọn một mẫu có sẵn. Word sẽ tự lấy các tiêu đề, đánh số trang và tạo liên kết để bấm vào là nhảy tới đúng mục. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước, kèm cách tùy chỉnh, làm mục lục hình ảnh, bảng biểu và sửa các lỗi hay gặp.

Vì sao nên dùng mục lục tự động trong Word?

Nhiều bạn vẫn gõ mục lục bằng tay, kéo dấu chấm rồi tự điền số trang. Cách này nhanh lúc đầu nhưng rất dễ sai. Chỉ cần thêm một đoạn văn, cả loạt số trang phía sau bị lệch.

Mục lục tự động Word khắc phục được việc đó:

Số trang luôn khớp với nội dung sau mỗi lần cập nhật.
Mỗi dòng trong mục lục là một liên kết. Bạn nhấn giữ Ctrl rồi bấm chuột vào dòng đó để nhảy tới mục tương ứng.
Định dạng đồng bộ, đúng chuẩn khi nộp luận văn, báo cáo, đồ án.

Theo hướng dẫn của Microsoft, các bước dưới đây áp dụng cho Word trong Microsoft 365 và các bản Word cài đặt như 2016, 2019, 2021, 2024. Giao diện tiếng Việt gọi thẻ References là Tham chiếu.

Cách tạo mục lục trong Word từng bước

Bước 1: Định dạng tiêu đề bằng Heading

Word chỉ đưa vào mục lục những dòng được gán kiểu tiêu đề (Heading). In đậm hay tăng cỡ chữ thôi thì Word không nhận ra.

Bôi đen tiêu đề chương, ví dụ "Chương 1. Tổng quan".
Vào thẻ Home, nhóm Styles, chọn Heading 1.
Với tiêu đề mục con như "1.1. Mục tiêu", chọn Heading 2. Mục nhỏ hơn như "1.1.1" chọn Heading 3.
Làm tương tự cho toàn bộ tài liệu.

Phím tắt trên Windows giúp làm nhanh hơn:

Ctrl + Alt + 1: Gán kiểu Heading 1
Ctrl + Alt + 2: Gán kiểu Heading 2
Ctrl + Alt + 3: Gán kiểu Heading 3

Mẹo: Nếu không thích màu chữ xanh mặc định của Heading, bấm chuột phải vào ô Heading 1 trong nhóm Styles, chọn Modify để đổi font, cỡ chữ, màu. Mọi tiêu đề cùng cấp sẽ đổi theo.

Bước 2: Chèn mục lục

Đặt con trỏ ở vị trí muốn đặt mục lục, thường là trang thứ hai sau trang bìa. Có thể nhấn Ctrl + Enter để tạo một trang trống riêng.
Vào thẻ References, bấm Table of Contents.
Chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Hai mẫu này chỉ khác dòng tiêu đề "Contents" hay "Table of Contents", bạn có thể sửa thành "MỤC LỤC".

Lưu ý: Trong menu còn có Manual Table. Đây là mục lục gõ tay, Word không tự cập nhật được, nên tránh dùng nếu bạn muốn số trang luôn đúng.

Tùy chỉnh mục lục: số cấp, dấu chấm dẫn, font chữ

Mẫu tự động đủ dùng cho đa số trường hợp. Nếu trường hoặc công ty có quy định riêng, bạn dùng Custom Table of Contents:

Vào References > Table of Contents > Custom Table of Contents.
Trong hộp thoại, chỉnh các mục sau:
- Show levels: số cấp tiêu đề hiện trong mục lục. Để 2 nếu chỉ muốn chương và mục lớn, để 3 nếu cần cả mục nhỏ.
- Tab leader: kiểu ký tự nối từ tiêu đề tới số trang, như dấu chấm, gạch ngang, gạch dưới hoặc không có.
- Show page numbers và Right align page numbers: hiện và căn số trang sát lề phải.
- Formats: chọn kiểu trình bày có sẵn như Classic, Formal, Simple.
Bấm OK. Nếu đã có mục lục, Word hỏi có thay thế không, chọn Yes.

Để đổi font, cỡ chữ, khoảng cách dòng của từng cấp trong mục lục:

Trong hộp thoại Custom Table of Contents, bấm Modify. Nếu nút này mờ, đặt Formats về From template.
Chọn TOC 1 (cấp 1), bấm Modify, đổi font, ví dụ Times New Roman 13, in đậm.
Lặp lại với TOC 2, TOC 3, rồi bấm OK.

Ví dụ cấu hình thường dùng cho luận văn:

TOC 1: Times New Roman 13, in đậm, chữ in hoa
TOC 2: Times New Roman 13, thụt lề 0,5 cm
TOC 3: Times New Roman 13, in nghiêng, thụt lề 1 cm
Tab leader: dấu chấm

Cập nhật mục lục Word khi sửa nội dung

Mục lục không tự đổi ngay khi bạn sửa tài liệu. Hãy cập nhật mục lục Word trước khi in hoặc nộp bài. Có ba cách:

Bấm chuột phải vào mục lục, chọn Update Field.
Bấm vào mục lục, nhấn phím F9.
Vào thẻ References, bấm Update Table.

Word sẽ hỏi bạn chọn một trong hai:

Update page numbers only: chỉ cập nhật số trang, giữ nguyên chữ. Dùng khi bạn chỉ thêm, bớt nội dung trong thân bài.
Update entire table: cập nhật toàn bộ, gồm cả tiêu đề mới, tiêu đề bị đổi tên hoặc xóa. Nên chọn cách này cho chắc.

Lưu ý: Nếu bạn đã tự sửa chữ trực tiếp trong mục lục, chọn Update entire table sẽ xóa phần sửa đó. Muốn đổi tên một mục, hãy sửa tiêu đề trong thân bài rồi cập nhật lại.

Tạo mục lục hình ảnh và mục lục bảng biểu

Báo cáo, luận văn thường cần thêm danh mục hình và mục lục bảng biểu. Word làm được việc này qua chú thích (Caption) và Table of Figures.

Bước 1: Chèn chú thích cho hình và bảng

Bấm chọn hình ảnh hoặc bảng cần chú thích.
Vào References, nhóm Captions, bấm Insert Caption.
Ở ô Label, chọn Figure cho hình, Table cho bảng. Muốn dùng chữ tiếng Việt như "Hình" hoặc "Bảng", bấm New Label, gõ "Hình", bấm OK.
Gõ nội dung chú thích sau số thứ tự, ví dụ "Hình 1. Sơ đồ quy trình", rồi bấm OK.

Word tự đánh số 1, 2, 3 theo thứ tự xuất hiện. Chèn thêm hình ở giữa thì số phía sau cũng tự đổi sau khi cập nhật.

Bước 2: Chèn danh mục hình, bảng

Đặt con trỏ ở trang muốn đặt danh mục, thường ngay sau mục lục chính.
Vào References, bấm Insert Table of Figures.
Ở ô Caption label, chọn "Hình" để tạo mục lục hình ảnh, hoặc "Bảng" cho danh mục bảng.
Chỉnh Tab leader, Formats nếu cần, bấm OK.

Muốn có cả danh mục hình và danh mục bảng, bạn làm lại bước 2 hai lần với hai nhãn khác nhau. Cập nhật danh mục cũng giống mục lục chính: bấm vào bảng, nhấn F9 hoặc Update Table.

Mục lục Word bị lỗi và cách sửa

Lỗi "Error! Bookmark not defined"

Lỗi này hiện thay cho số trang. Nguyên nhân là mỗi dòng mục lục trỏ tới một dấu đánh dấu (bookmark) ẩn gắn ở tiêu đề. Khi tiêu đề bị xóa, bị dán đè hoặc bị sửa mất định dạng, dấu đó mất theo.

Cách sửa:

Bấm vào mục lục, nhấn F9, chọn Update entire table. Phần lớn trường hợp sẽ hết lỗi.
Nếu vẫn còn, xóa hẳn mục lục cũ rồi chèn lại từ References > Table of Contents.
Nếu lỗi xuất hiện ngay sau khi bạn vừa sửa, nhấn Ctrl + Z để hoàn tác.

Một số hướng dẫn khuyên nhấn Ctrl + Shift + F9 để "khóa" mục lục thành chữ thường. Cách này làm mất lỗi nhưng mục lục sẽ không cập nhật được nữa. Chỉ dùng khi bản cuối cùng đã chốt.

Mục lục lẫn cả đoạn văn thường

Nguyên nhân thường gặp là một đoạn văn bị gán nhầm kiểu Heading, hoặc bị đặt cấp độ dàn ý (Outline level) khi chép từ tài liệu khác sang. Cách sửa:

Bấm vào dòng mục lục bị thừa để nhảy tới đoạn văn đó.
Gán lại kiểu Normal trong nhóm Styles.
Nếu vẫn còn, mở hộp thoại Paragraph, thẻ Indents and Spacing, đặt Outline level là Body Text.
Cập nhật lại mục lục với Update entire table.

Mục lục thiếu tiêu đề

Tiêu đề không hiện thường vì chưa được gán Heading, hoặc cấp của nó lớn hơn số cấp đặt trong Show levels. Gán lại Heading, kiểm tra Show levels rồi cập nhật mục lục.

Số trang trong mục lục bị sai

Hay gặp khi trang bìa và trang mục lục cũng được đếm số, khiến Chương 1 bắt đầu từ trang 3 thay vì trang 1. Bạn cần chia tài liệu thành các phần bằng Section Break và đánh số trang riêng cho từng phần. Xem hướng dẫn chi tiết trong bài cách đánh số trang trong Word. Sau khi đánh số lại, nhớ cập nhật mục lục.

Mục lục hiện chữ lạ trong ngoặc nhọn

Nếu mục lục biến thành dòng dạng { TOC \o "1-3" \h \z \u }, Word đang hiện mã trường (field code). Nhấn Alt + F9 để chuyển về dạng bình thường.

Cách làm mục lục trong Google Docs

Nếu soạn trên Google Docs, cách làm cũng tương tự:

Gán kiểu tiêu đề: bôi đen dòng, vào Format > Paragraph styles, chọn Heading 1, Heading 2...
Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn, vào Insert > Page elements > Table of contents, chọn một kiểu.
Khi sửa tiêu đề, bấm vào mục lục rồi bấm nút Refresh (biểu tượng mũi tên xoay tròn) để cập nhật.

Mỗi dòng trong mục lục Google Docs cũng là liên kết tới tiêu đề. Lưu ý: tài liệu đang ở chế độ không chia trang (pageless) thì không đổi được định dạng mục lục.

Câu hỏi thường gặp

Cách làm mục lục trong Word 2010, 2013 có giống bản mới không?

Về cơ bản là giống. Các bản Word từ 2010 trở đi đều có thẻ References với nút Table of Contents, Insert Caption và Insert Table of Figures.

Vì sao bấm vào mục lục không nhảy tới trang?

Mặc định bạn phải giữ Ctrl rồi bấm chuột vào dòng mục lục. Nếu vẫn không được, có thể mục lục được tạo bằng Manual Table hoặc đã bị khóa thành chữ thường, hãy xóa và chèn lại mục lục tự động.

Có cần cập nhật mục lục trước khi lưu PDF không?

Có. Mục lục không phải lúc nào cũng tự làm mới khi xuất PDF, nên bạn hãy nhấn F9 và chọn Update entire table trước, rồi mới lưu hoặc in.

Làm sao bỏ dòng "Mục lục" ra khỏi chính mục lục?

Dòng tiêu đề "MỤC LỤC" bị lặp vì bạn gán cho nó kiểu Heading 1. Hãy đổi nó sang kiểu Normal hoặc kiểu TOC Heading, rồi cập nhật lại mục lục.

Xóa mục lục trong Word như thế nào?

Vào References > Table of Contents, kéo xuống cuối menu và chọn Remove Table of Contents. Các tiêu đề trong thân bài vẫn giữ nguyên.