Cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ, bỏ trang bìa

Muốn đánh số trang trong Word, bạn chỉ cần vào Insert > Page Number rồi chọn vị trí đặt số. Phần khó hơn là bỏ số ở trang bìa, dùng số La Mã cho mục lục hay bắt đầu đếm từ trang bất kỳ. Những việc này đều dựa trên ba công cụ: Section Break, Link to Previous và Different First Page. Bài này hướng dẫn từng trường hợp trên Word cho Microsoft 365 và Word 2016, 2019, 2021, 2024 bản Windows.

Ghi chú: Bài dùng tên lệnh tiếng Anh. Nếu Word của bạn dùng giao diện tiếng Việt, Insert là Chèn, Layout là Bố trí, Page Number là Số trang. Vị trí các nút vẫn giống nhau.

Đánh số trang cơ bản cho cả tài liệu

Đây là cách nhanh nhất khi tài liệu chỉ cần số liên tục từ trang đầu đến trang cuối, ví dụ một bài tiểu luận ngắn hay một bản báo giá.

1. Mở tài liệu, chọn thẻ Insert.
2. Bấm Page Number (nhóm Header & Footer).
3. Chọn vị trí: Top of Page (đầu trang), Bottom of Page (cuối trang), Page Margins (lề trang) hoặc Current Position (ngay chỗ con trỏ trong đầu/chân trang).
4. Chọn một kiểu trình bày trong danh sách mẫu, ví dụ số nằm giữa hoặc lệch phải.
5. Bấm Close Header and Footer hoặc nhấn Esc để quay lại phần nội dung.

Muốn sửa số trang sau này, bạn nhấp đúp vào vùng đầu trang hoặc chân trang. Từ đây có thể đổi phông chữ, cỡ chữ, căn lề cho số trang như chữ bình thường.

Nếu bạn đang ở trong vùng đầu/chân trang, phím tắt Alt + Shift + P chèn nhanh trường số trang tại vị trí con trỏ.

Bỏ số trang ở trang bìa (Different First Page)

Trang bìa thường không có số. Word có sẵn tùy chọn Different First Page để tách trang đầu ra khỏi các trang còn lại.

1. Nhấp đúp vào chân trang (hoặc vào Insert > Footer > Edit Footer).
2. Trên thẻ Header & Footer, tích vào Different First Page.
3. Ở trang đầu, vùng chân trang sẽ hiện nhãn First Page Footer. Nếu vẫn còn số, chọn số đó và nhấn Delete.
4. Bấm Close Header and Footer.

Lúc này trang 2 vẫn hiện số 2. Nếu bạn muốn trang 2 hiện số 1 (coi trang bìa như không tồn tại), làm thêm bước sau:

1. Vào Insert > Page Number > Format Page Numbers.
2. Ở mục Page numbering, chọn Start at và nhập 0.
3. Bấm OK. Trang bìa mang số 0 nhưng bị ẩn, trang kế tiếp hiện số 1.

Lưu ý: Different First Page áp dụng cho trang đầu của từng section, không chỉ trang đầu tài liệu. Nếu thấy một trang giữa tài liệu tự dưng mất số, hãy kiểm tra xem section chứa trang đó có đang bật tùy chọn này không.

Bắt đầu đánh số từ trang bất kỳ (Section Break + Link to Previous)

Ví dụ thường gặp: luận văn có bìa, lời cảm ơn, mục lục, rồi mới đến Chương 1. Bạn muốn Chương 1 là trang 1. Cách làm là chia tài liệu thành hai section và cắt liên kết giữa chúng.

Bước 1: Chèn ngắt section

1. Đặt con trỏ ở đầu trang sẽ bắt đầu đánh số (đầu Chương 1).
2. Vào Layout > Breaks, chọn Next Page trong nhóm Section Breaks.
3. Để kiểm tra, vào Home bấm nút Show/Hide ¶ hoặc nhấn Ctrl + Shift + 8 (dùng phím số hàng trên, không dùng bàn phím số). Bạn sẽ thấy dòng chữ Section Break (Next Page).

Ngoài Next Page, Word còn có Continuous (section mới bắt đầu ngay trên cùng trang), Even Page và Odd Page (section mới bắt đầu ở trang chẵn hoặc lẻ kế tiếp). Với việc đánh số trang, Next Page là lựa chọn phù hợp nhất.

Không nhầm với ngắt trang thường (Ctrl + Enter). Ngắt trang chỉ đẩy nội dung sang trang mới, không tạo section mới nên không tách được số trang.

Bước 2: Bỏ Link to Previous

1. Nhấp đúp vào chân trang của trang đầu Chương 1.
2. Trên thẻ Header & Footer, bấm để tắt Link to Previous. Nhãn Same as Previous ở góc chân trang sẽ biến mất.
3. Nếu số trang nằm ở đầu trang, làm tương tự với phần header.

Mặc định các section được liên kết với nhau, nên đầu/chân trang của section trước sẽ "chảy" sang section sau. Tắt liên kết thì mỗi section mới có số trang riêng. Nếu nút Link to Previous bị mờ, nghĩa là bạn chưa chèn ngắt section.

Bước 3: Đặt lại số và xóa số ở phần trước

1. Vẫn ở section Chương 1, vào Page Number > Format Page Numbers, chọn Start at = 1, bấm OK.
2. Kéo lên section đầu (bìa, mục lục), nhấp vào số trang và nhấn Delete nếu không muốn phần này có số.
3. Bấm Close Header and Footer.

Dùng số La Mã cho phần mục lục, số thường cho nội dung

Nhiều trường đại học yêu cầu phần mở đầu đánh số i, ii, iii còn nội dung chính đánh số 1, 2, 3. Bạn vẫn dùng cấu trúc hai section như trên.

1. Chèn Section Break (Next Page) giữa phần mục lục và Chương 1.
2. Ở chân trang của section Chương 1, tắt Link to Previous.
3. Đặt con trỏ vào section mục lục, chèn số trang qua Insert > Page Number.
4. Mở Format Page Numbers, ở ô Number format chọn i, ii, iii, …. Bấm OK.
5. Chuyển xuống section Chương 1, mở lại Format Page Numbers, chọn Number format là 1, 2, 3, … và Start at = 1.
6. Bấm Close Header and Footer.

Nếu phần mở đầu có trang bìa không cần số, hãy bật Different First Page cho section đầu. Khi đó trang bìa ẩn số, các trang sau trong cùng section vẫn hiện i, ii, iii.

Định dạng "Trang x / y" (Page X of Y)

Kiểu "Trang 3 / 20" giúp người đọc biết tài liệu dài bao nhiêu, rất hữu ích cho hợp đồng hay biên bản.

1. Vào Insert > Page Number, chọn vị trí (ví dụ Bottom of Page).
2. Cuộn danh sách mẫu đến nhóm Page X of Y và chọn một kiểu.
3. Word chèn chữ "Page 1 of 20". Bạn có thể sửa trực tiếp chữ Page thành Trang và chữ of thành dấu /. Chỉ sửa phần chữ, không xóa hai con số vì đó là trường tự cập nhật.
4. Bấm Close Header and Footer.

Nếu muốn tự tạo, bạn có thể chèn trường thủ công: nhấn Ctrl + F9 để tạo cặp ngoặc trường { }, gõ PAGE bên trong cho số trang hiện tại, rồi tạo thêm một trường NUMPAGES cho tổng số trang. Nhấn F9 để cập nhật trường đang chọn, Alt + F9 để chuyển qua lại giữa mã trường và kết quả.

Khi tài liệu có nhiều section và bạn muốn "y" chỉ đếm trang trong section đó, thay NUMPAGES bằng trường SECTIONPAGES.

Xóa số trang

Xóa toàn bộ

1. Vào Insert > Page Number.
2. Chọn Remove Page Numbers.

Khi vẫn còn sót số

Tài liệu có nhiều section hoặc bật Different Odd & Even Pages đôi khi vẫn còn số sau bước trên. Cách xử lý:

1. Nhấp đúp vào đầu hoặc chân trang còn số.
2. Chọn con số và nhấn Delete.
3. Lặp lại ở từng section, từng loại trang (trang đầu, trang chẵn, trang lẻ) còn số.
4. Bấm Close Header and Footer.

Để xóa số ở một phần mà giữ phần khác, phải tách section và tắt Link to Previous trước. Nếu không, xóa ở một chỗ sẽ xóa luôn ở các section đang liên kết.

Lỗi số trang bị lặp, nhảy số và cách sửa

• Section mới quay về số 1 ngoài ý muốn: Mở Format Page Numbers của section đó, chọn Continue from previous section thay vì Start at.
• Số trang bị nhảy (ví dụ 5 lên 7): Thường do chèn nhầm Odd Page hoặc Even Page khiến Word tự thêm trang trống khi in. Bật Show/Hide ¶, tìm ngắt section đó, xóa đi và chèn lại bằng Next Page.
• Sửa số ở một phần thì phần khác cũng đổi theo: Section đó vẫn đang Link to Previous. Tắt liên kết rồi chỉnh lại.
• Nút Link to Previous bị mờ: Bạn đang ở section đầu tiên hoặc chưa có ngắt section. Chèn Layout > Breaks > Next Page trước.
• Tổng số trang "y" hiển thị sai: Chọn toàn bộ bằng Ctrl + A rồi nhấn F9 để cập nhật trường. Nếu cần đếm theo section, dùng SECTIONPAGES.
• Mất số ở một trang giữa tài liệu: Section chứa trang đó có thể đang bật Different First Page. Tắt tùy chọn này hoặc chèn lại số cho First Page Footer.
• Xóa ngắt section làm hỏng định dạng: Khi xóa ngắt, phần phía trước sẽ nhận định dạng của section sau. Nhấn Ctrl + Z để hoàn tác nếu kết quả không như ý.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao trang 2 vẫn hiện số 2 dù đã ẩn số ở trang bìa?

Different First Page chỉ ẩn số chứ không thay đổi cách đếm. Vào Format Page Numbers và đặt Start at bằng 0 để trang 2 hiện số 1.

Có thể đánh số trang trên Word Online không?

Có. Word cho web có lệnh Insert > Page Numbers và tùy chọn hiện tổng số trang. Tuy nhiên với kiểu đánh số khác nhau giữa các section, Microsoft khuyên mở bằng Word bản desktop để chỉnh cho đầy đủ.

Ngắt trang và ngắt section khác nhau thế nào?

Ngắt trang (Ctrl + Enter) chỉ đẩy nội dung sang trang mới. Ngắt section tạo ra một phần mới có thể đặt riêng số trang, đầu/chân trang, hướng giấy và số cột.

Làm sao để số trang không bị đếm lại từ đầu ở mỗi chương?

Trong Format Page Numbers của từng section, chọn Continue from previous section. Số trang sẽ nối tiếp section trước dù bạn đã tắt Link to Previous.

Đổi kiểu chữ của số trang bằng cách nào?

Nhấp đúp vào đầu hoặc chân trang, bôi đen con số và chỉnh phông, cỡ, màu như văn bản thường. Thay đổi áp dụng cho toàn bộ các trang trong section đó.