Phím tắt Excel: trọn bộ phím hay dùng cho văn phòng, kế toán

Q: Phím tắt Excel thêm hàng là phím nào?

Chọn hàng bằng Shift + Space, sau đó nhấn Ctrl + Shift + + để chèn hàng mới phía trên. Muốn thêm nhiều hàng, chọn đúng số hàng cần thêm trước khi nhấn, hoặc nhấn F4 để lặp lại.

Q: Phím tắt gạch ngang chữ trong Excel là gì?

Trên Windows là Ctrl + 5, trên Mac là Shift + Cmd + X. Nhấn lần nữa để bỏ gạch ngang.

Q: Có phím tắt kẻ bảng trong Excel không?

Có. Ctrl + Shift + & kẻ viền ngoài cho vùng chọn, Alt, H, B mở menu Borders để chọn All Borders, còn Ctrl + T biến dữ liệu thành bảng có sẵn định dạng.

Q: Phím tắt Excel cho kế toán nên học những phím nào trước?

Nên bắt đầu với Alt + = (tính tổng), Ctrl + Shift + ! (định dạng số có phân cách hàng nghìn), Ctrl + ; (nhập ngày), Ctrl + D (điền xuống) và Ctrl + Alt + V (dán chỉ giá trị). Năm phím này dùng gần như mỗi ngày khi làm sổ sách.

Phím tắt Excel giúp bạn làm mọi thao tác quen thuộc như chọn cột, thêm hàng, kẻ viền, gạch ngang chữ hay tính tổng mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Những phím dùng nhiều nhất là Ctrl + Space (chọn cột), Shift + Space (chọn hàng), Ctrl + Shift + + (chèn ô, hàng), Ctrl + 5 (gạch ngang chữ) và Alt + = (tính tổng nhanh). Bài viết tổng hợp các phím tắt đã đối chiếu với trang hỗ trợ của Microsoft, chia theo nhóm việc, kèm phím tương ứng trên Mac và cách xử lý khi phím tắt không chạy.

Phím tắt Excel cơ bản dùng hằng ngày

Cách đọc phím tắt trước khi bắt đầu

Microsoft ghi phím tắt theo hai kiểu, bạn cần phân biệt để bấm cho đúng:

Dấu cộng (+): nhấn giữ các phím cùng lúc. Ví dụ Ctrl + B là giữ Ctrl rồi nhấn B.
Dấu phẩy (,): nhấn lần lượt từng phím, không cần giữ. Ví dụ Alt, H, B là nhấn Alt, thả ra, nhấn H, rồi nhấn B.

Khi nhấn phím Alt, Excel hiện các chữ cái nhỏ trên thanh Ribbon, gọi là Key Tips. Gõ tiếp chữ cái hiện trên nút muốn dùng là gọi được lệnh đó.

Lưu ý: Phím tắt trong bài theo bố cục bàn phím US, loại phổ biến nhất ở Việt Nam. Các ký hiệu như &, $, % nằm trên hàng phím số, nên Ctrl + Shift + & thực chất là nhấn Ctrl + Shift + 7.

Nhóm phím ai cũng nên thuộc

Đây là nhóm phím ai làm Excel cũng nên thuộc đầu tiên:

Ctrl + O: Mở file Excel.
Ctrl + S: Lưu file. F12: Mở hộp thoại Save As (lưu thành file khác).
Ctrl + W: Đóng file đang mở.
Ctrl + C, Ctrl + X, Ctrl + V: Sao chép, cắt, dán.
Ctrl + Alt + V: Mở hộp thoại Paste Special (dán đặc biệt, ví dụ chỉ dán giá trị).
Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa làm. Ctrl + Y: Lặp lại thao tác cuối.
Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U: In đậm, in nghiêng, gạch chân.
F2: Sửa ô hiện tại, nhanh hơn nhấp đúp chuột. Esc: Hủy nội dung đang nhập.
Shift + F2: Thêm hoặc sửa ghi chú (note) của ô.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ trang tính.
Shift + F10: Mở menu chuột phải tại ô đang chọn.

Phím tắt Excel chọn cột, chọn hàng và di chuyển

Chọn cột, chọn hàng

Ctrl + Space: Chọn cả cột chứa ô hiện tại.
Shift + Space: Chọn cả hàng chứa ô hiện tại.
Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn thêm từng ô.
Ctrl + Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn tới ô có dữ liệu cuối cùng theo hướng mũi tên. Ví dụ đứng ở A2, nhấn Ctrl + Shift + ↓ để chọn cả cột dữ liệu từ A2 xuống dòng cuối.
Ctrl + Shift + *: Chọn vùng dữ liệu liền khối quanh ô đang đứng.

Muốn chọn nhiều cột liền nhau, nhấn Ctrl + Space để chọn cột đầu, rồi giữ Shift và nhấn mũi tên phải để chọn thêm các cột bên cạnh.

Di chuyển nhanh trong bảng tính

Ctrl + phím mũi tên: Nhảy tới mép vùng dữ liệu.
Ctrl + Home: Về ô đầu trang tính.
Ctrl + End: Tới ô cuối cùng có dùng (hàng thấp nhất của cột xa nhất bên phải).
Ctrl + Page Down / Ctrl + Page Up: Sang sheet kế tiếp / sheet trước.
Shift + F11: Chèn sheet mới.

Phím tắt Excel thêm hàng, xóa, ẩn hàng và cột

Thêm hàng, thêm cột

Excel không có một phím "thêm hàng" riêng, nhưng bạn có thể ghép hai phím:

Đặt con trỏ ở hàng muốn chèn hàng mới phía trên, nhấn Shift + Space để chọn cả hàng.
Muốn thêm 3 hàng, giữ Shift và nhấn ↓ thêm 2 lần để chọn 3 hàng.
Nhấn Ctrl + Shift + + (tức Ctrl + Shift + =). Phím này mở lệnh Insert để chèn ô trống. Nếu hộp thoại Insert hiện ra, chọn Entire row rồi OK.
Cần thêm nữa thì nhấn F4: phím này lặp lại thao tác vừa làm.

Thêm cột cũng tương tự, chỉ khác bước 1 là dùng Ctrl + Space để chọn cột. Trên Ribbon, lệnh tương ứng là Home > Insert > Insert Sheet Rows hoặc Insert Sheet Columns.

Xóa, ẩn hàng và cột

Ctrl + - (dấu trừ): Mở hộp thoại Delete để xóa ô, hàng hoặc cột đang chọn.
Alt, H, D, C: Xóa cột chứa ô hiện tại.
Ctrl + 9: Ẩn các hàng đang chọn.
Ctrl + 0: Ẩn các cột đang chọn.

Để hiện lại hàng, cột đã ẩn, chọn vùng bao quanh chỗ bị ẩn, nhấn chuột phải và chọn Unhide.

Phím tắt Excel gạch ngang chữ, định dạng và kẻ bảng

Gạch ngang chữ (Strikethrough)

Nhấn Ctrl + 5 để gạch ngang (strikethrough) nội dung ô đang chọn, nhấn lần nữa để bỏ. Phím này tiện khi đánh dấu việc đã xong hoặc mặt hàng đã hết. Dùng phím 5 trên hàng phím chính, không phải bàn phím số bên phải.

Các phím định dạng khác

Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format Cells, nơi chỉnh mọi định dạng (số, căn lề, font, viền, màu nền).
Alt + Enter: Xuống dòng ngay trong một ô.
Alt, H, H: Chọn màu nền cho ô.
Alt, H, A, C: Căn giữa nội dung ô.

Kẻ bảng trong Excel bằng phím tắt

Có ba cách kẻ bảng chỉ bằng bàn phím, từ nhanh nhất đến linh hoạt nhất:

Ctrl + Shift + & (nhấn Ctrl + Shift + 7): Kẻ viền ngoài bao quanh vùng đang chọn.
Ctrl + Shift + _ (nhấn Ctrl + Shift + -): Bỏ viền ngoài của vùng đang chọn.
Alt, H, B: Mở menu Borders trên tab Home. Menu hiện ra, bạn gõ chữ cái của kiểu viền muốn dùng (ví dụ All Borders để kẻ đủ các ô) theo Key Tips hiện trên màn hình.
Ctrl + T hoặc Ctrl + L: Mở hộp thoại Create Table, biến vùng dữ liệu thành bảng có sẵn màu, đường kẻ và nút lọc.

Ví dụ kẻ nhanh một bảng lương: bấm vào một ô trong bảng, nhấn Ctrl + Shift + * để chọn hết vùng dữ liệu, rồi nhấn Alt, H, B và chọn All Borders. Xem thêm các kiểu viền, xóa đường kẻ và mẹo in ấn trong bài cách kẻ bảng trong Excel.

Phím tắt Excel cho kế toán và người làm số liệu

Nhóm phím dưới đây hợp với kế toán, nhân sự làm bảng lương và ai thường xuyên nhập số liệu.

Định dạng số

Ctrl + Shift + !: Định dạng số có 2 chữ số thập phân, dấu phân cách hàng nghìn và dấu trừ cho số âm.
Ctrl + Shift + $: Định dạng tiền tệ (Currency), 2 chữ số thập phân, số âm trong ngoặc đơn.
Ctrl + Shift + %: Định dạng phần trăm, không có số thập phân.
Ctrl + Shift + #: Định dạng ngày (ngày, tháng, năm).
Ctrl + Shift + @: Định dạng giờ (giờ, phút, AM/PM).
Ctrl + Shift + ^: Định dạng số khoa học.
Ctrl + Shift + ~: Trả về định dạng General.

Nhập liệu và công thức

Alt + =: Chèn nhanh hàm SUM để tính tổng cột hoặc hàng phía trên.
Ctrl + ;: Nhập ngày hiện tại. Ctrl + Shift + :: Nhập giờ hiện tại.
Ctrl + D: Sao chép nội dung và định dạng ô trên cùng xuống các ô bên dưới trong vùng chọn.
Ctrl + Enter: Điền cùng một giá trị vào tất cả ô đang chọn. Ví dụ chọn 20 ô, gõ "Đã thanh toán", nhấn Ctrl + Enter.
Ctrl + E: Gọi Flash Fill, tự nhận mẫu từ cột bên cạnh và điền phần còn lại, rất tiện khi tách họ và tên trong Excel.
F4: Khi đang sửa công thức, đổi kiểu tham chiếu (thêm dấu $) cho địa chỉ ô, cần thiết khi dùng hàm VLOOKUP.
` Ctrl + `` (phím dấu huyền, cạnh số 1): Chuyển qua lại giữa hiện kết quả và hiện công thức, giúp soát công thức cả bảng.
F9: Tính lại toàn bộ các sheet trong mọi file đang mở.
Alt + F1: Tạo nhanh biểu đồ từ vùng dữ liệu đang chọn.

Phím tắt Excel trên Mac (MacBook)

Excel cho Mac dùng phím Cmd (Command) thay cho Ctrl ở nhiều lệnh. Một số phím tương ứng theo trang hỗ trợ của Microsoft:

Shift + Cmd + X: Gạch ngang chữ.
Control + Space: Chọn cả cột (có thể trùng với phím chuyển bộ gõ của macOS). Shift + Space: Chọn cả hàng.
Cmd + Option + 0: Kẻ viền ngoài. Cmd + Option + -: Bỏ viền ngoài.
Control + Shift + =: Chèn ô. Cmd + -: Xóa ô.
Cmd + T: Tạo bảng (Table).
Shift + Cmd + T: Tính tổng nhanh (AutoSum).
Cmd + D: Điền xuống. Cmd + R: Điền sang phải.
Control + ;: Nhập ngày hiện tại. Cmd + ;: Nhập giờ hiện tại.
Cmd + (: Ẩn hàng. Cmd + ): Ẩn cột.
Cmd + Shift + F: Bật hoặc tắt bộ lọc.
Cmd + 1: Mở Format Cells.
Cmd + B, Cmd + Z, Cmd + S: In đậm, hoàn tác, lưu file.

Lỗi thường gặp khi dùng phím tắt Excel

Nhấn F2, F4, F9 nhưng Excel không phản ứng

Trên nhiều laptop, hàng phím F1–F12 mặc định dùng để chỉnh âm lượng, độ sáng. Bạn cần giữ thêm phím Fn (ví dụ Fn + F4), hoặc bật chế độ Fn Lock của máy để dùng phím F trực tiếp.

Ctrl + Shift + & hoặc Ctrl + Shift + $ không có tác dụng

Hãy nhớ các ký hiệu này nằm trên hàng phím số: & là phím 7, $ là phím 4, % là phím 5. Nếu bạn nhấn phím số ở bàn phím số bên phải, Excel sẽ không hiểu. Ngoài ra, các phím tắt được thiết kế theo bàn phím US; máy cài bố cục bàn phím khác có thể phải nhấn tổ hợp khác.

Phím tắt không chạy khi đang gõ trong ô

Khi ô đang ở chế độ nhập hoặc sửa (con trỏ nhấp nháy trong ô), nhiều lệnh như chèn hàng, kẻ viền sẽ không chạy. Nhấn Enter để xác nhận hoặc Esc để hủy, rồi nhấn lại phím tắt.

Nhấn phím mũi tên nhưng ô không di chuyển, cả trang lại cuộn

Bạn đã vô tình bật Scroll Lock. Khi đó phím mũi tên cuộn cả trang tính thay vì di chuyển ô. Tắt Scroll Lock trên bàn phím (hoặc bàn phím ảo của Windows) là xong.

Control + Space trên Mac không chọn được cột

Microsoft lưu ý phím này có thể trùng với một phím tắt mặc định của macOS. Hãy đổi phím tắt bị trùng trong cài đặt bàn phím của macOS, hoặc bấm vào tên cột để chọn bằng chuột.

Xem thêm: Chèn ảnh vào Excel.

Câu hỏi thường gặp

Phím tắt Excel thêm hàng là phím nào?

Chọn hàng bằng Shift + Space, sau đó nhấn Ctrl + Shift + + để chèn hàng mới phía trên. Muốn thêm nhiều hàng, chọn đúng số hàng cần thêm trước khi nhấn, hoặc nhấn F4 để lặp lại.

Phím tắt gạch ngang chữ trong Excel là gì?

Trên Windows là Ctrl + 5, trên Mac là Shift + Cmd + X. Nhấn lần nữa để bỏ gạch ngang.

Có phím tắt kẻ bảng trong Excel không?

Có. Ctrl + Shift + & kẻ viền ngoài cho vùng chọn, Alt, H, B mở menu Borders để chọn All Borders, còn Ctrl + T biến dữ liệu thành bảng có sẵn định dạng.

Phím tắt Excel cho kế toán nên học những phím nào trước?

Nên bắt đầu với Alt + = (tính tổng), Ctrl + Shift + ! (định dạng số có phân cách hàng nghìn), Ctrl + ; (nhập ngày), Ctrl + D (điền xuống) và Ctrl + Alt + V (dán chỉ giá trị). Năm phím này dùng gần như mỗi ngày khi làm sổ sách.

Phím tắt Excel có giống nhau giữa Excel 2010, 2016 và Microsoft 365 không?

Các phím cơ bản như sao chép, định dạng, chọn hàng, chọn cột gần như không đổi qua các phiên bản. Riêng chuỗi phím Alt (Key Tips) phụ thuộc vào bố cục Ribbon nên có thể khác chút ít; hãy nhấn Alt và nhìn chữ cái hiện trên màn hình để bấm cho đúng.