Top Download

Cách tạo bảng trong Word: thêm, xóa hàng cột, bảng đẹp

Cập nhật 8 phút đọcThủ thuậtWord – Excel – PowerPoint

Cách tạo bảng trong Word nhanh nhất là vào tab Insert, bấm Table, rồi rê chuột trên lưới ô vuông để chọn số cột và số hàng, bấm chuột là bảng hiện ra. Cần bảng lớn hơn lưới cho phép thì chọn Insert > Table > Insert Table và gõ số cột, số hàng. Bài viết hướng dẫn đủ các cách tạo bảng, thêm và xóa hàng cột, trang trí bảng đẹp bằng Table Styles, chuyển văn bản thành bảng, tạo bảng trên điện thoại và cách sửa các lỗi hay gặp.

Cách tạo bảng trong Word bằng lưới ô (nhanh nhất)

Cách này hợp với bảng nhỏ như danh sách lớp, bảng phân công, bảng báo giá vài dòng.

  1. Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn bảng trong văn bản.
  2. Mở tab Insert (Chèn) trên thanh Ribbon.
  3. Bấm nút Table (Bảng). Một lưới ô vuông hiện ra.
  4. Rê chuột qua lưới cho đến khi số cột và số hàng được tô sáng đúng như bạn cần. Dòng chữ phía trên lưới cho biết kích thước bảng theo dạng số cột x số hàng.
  5. Bấm chuột trái. Bảng trống với đường kẻ đơn được chèn vào văn bản.

Gõ chữ vào ô đầu tiên, nhấn Tab để sang ô kế bên, Shift + Tab để quay lại ô trước. Khi con trỏ đang ở ô cuối cùng của bảng, nhấn Tab thì Word tự thêm một hàng mới bên dưới. Đây là cách nối dài bảng nhanh nhất khi đang nhập liệu.

Tạo bảng nhiều cột, nhiều hàng bằng Insert Table

Lưới ô chỉ cho chọn số lượng nhỏ. Với bảng lớn, ví dụ bảng điểm 40 học sinh, hãy dùng hộp thoại:

  1. Vào Insert > Table > Insert Table.
  2. Ở mục Table size, nhập số cột vào Number of columns và số hàng vào Number of rows.
  3. Ở mục AutoFit behavior, chọn cách Word chia độ rộng cột:
    • Fixed column width: cột có độ rộng cố định, bạn nhập số đo hoặc để Word tự chia đều.
    • AutoFit to contents: cột co giãn theo độ dài chữ bạn gõ vào.
    • AutoFit to window: bảng luôn rộng bằng vùng soạn thảo, hợp khi đổi lề hay xoay trang.
  4. Bấm OK.

Vẽ bảng bằng tay với Draw Table

Khi cần bảng có ô to ô nhỏ không đều, ví dụ mẫu đơn, chọn Insert > Table > Draw Table. Con trỏ đổi thành cây bút. Kéo một hình chữ nhật để làm khung ngoài, sau đó kéo các đường ngang, dọc bên trong để chia ô. Nhấn Esc để thoát chế độ vẽ. Nếu chỉ cần gộp vài ô cho bảng tiêu đề, cách gộp ô trong Word thường nhanh và gọn hơn vẽ tay.

Cách tạo bảng trong Word 2016, 2010 và Microsoft 365 khác nhau ở đâu?

Thao tác tạo bảng gần như giống nhau ở mọi phiên bản: đều bắt đầu từ Insert > Table. Khác biệt nằm ở tên các tab xuất hiện khi bạn bấm vào trong bảng:

  • Word 2010, 2013, 2016, 2019: hiện nhóm Table Tools gồm hai tab Design và Layout.
  • Word trong Microsoft 365, Word 2021, Word 2024 (giao diện mới): hai tab có tên Table Design và Table Layout.

Bài viết gọi chung là tab Design (thiết kế: màu, kiểu, viền) và tab Layout của bảng (bố cục: thêm, xóa, gộp, chia ô). Lưu ý các tab này chỉ hiện khi con trỏ nằm trong bảng. Bấm ra ngoài bảng là chúng biến mất.

Ở Word 2016 trở đi còn có tab Layout riêng của trang (lề, khổ giấy). Đây không phải tab Layout của bảng, người mới hay nhầm hai tab này.

Thêm hàng, cột trong bảng Word

Thêm một hàng hoặc một cột

  1. Bấm vào một ô nằm cạnh chỗ cần thêm.
  2. Mở tab Layout của bảng (Table Layout hoặc Table Tools > Layout).
  3. Trong nhóm Rows & Columns, chọn:
    • Insert Above: thêm hàng phía trên ô đang chọn.
    • Insert Below: thêm hàng phía dưới.
    • Insert Left: thêm cột bên trái.
    • Insert Right: thêm cột bên phải.

Thêm nhiều hàng, nhiều cột cùng lúc

Muốn thêm 3 hàng, hãy bôi đen 3 hàng có sẵn rồi bấm Insert Below. Word thêm đúng số hàng bằng số hàng bạn đã chọn. Cột cũng làm tương tự.

Xóa hàng, cột hoặc xóa cả bảng

  1. Bấm chuột phải vào ô thuộc hàng hoặc cột muốn xóa.
  2. Trên thanh công cụ nhỏ hiện ra, bấm Delete.
  3. Chọn Delete Rows (xóa hàng), Delete Columns (xóa cột) hoặc Delete Cells (xóa ô).

Phím Delete trên bàn phím không xóa hàng cột. Bôi đen rồi nhấn Delete chỉ xóa chữ bên trong, khung bảng vẫn còn nguyên. Mẹo này hữu ích khi bạn muốn giữ khung để nhập lại số liệu.

Để xóa cả bảng: bấm vào trong bảng, một ô vuông nhỏ có dấu bốn mũi tên (tay nắm di chuyển bảng) hiện ở góc trên bên trái. Bấm vào ô đó để chọn toàn bộ bảng, rồi nhấn Backspace. Nếu không thấy tay nắm, hãy chuyển sang chế độ xem Print Layout ở góc dưới bên phải cửa sổ Word.

Cách tạo bảng trong Word đẹp với Table Styles

Bảng mặc định chỉ có viền đen mảnh, nhìn khá khô. Để có bảng đẹp chỉ trong vài giây:

  1. Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng.
  2. Mở tab Table Design (hoặc Table Tools > Design ở Word 2010–2019).
  3. Trong khu vực Table Styles, rê chuột qua từng mẫu để xem trước, bấm vào mẫu ưng ý.
  4. Tinh chỉnh ở nhóm Table Style Options bên trái:
    • Header Row: làm nổi hàng tiêu đề đầu bảng.
    • Total Row: làm nổi hàng tổng cuối bảng.
    • Banded Rows / Banded Columns: tô màu xen kẽ hàng hoặc cột cho dễ dò.
    • First Column / Last Column: làm nổi cột đầu, cột cuối.

Muốn bỏ kiểu đã áp, mở rộng thư viện Table Styles và chọn Clear.

Một vài mẹo cho bảng trông chuyên nghiệp:

  • Căn chữ trong ô cho thẳng hàng: số căn phải, chữ căn trái, tiêu đề căn giữa. Xem thêm cách căn lề trong Word.
  • Lặp lại hàng tiêu đề khi bảng dài nhiều trang: chọn hàng tiêu đề (phải gồm hàng đầu tiên), vào tab Layout của bảng, nhóm Data, bấm Repeat Header Rows. Hoặc chuột phải vào hàng, chọn Table Properties, tab Row, tích Repeat as header row at the top of each page.

Chuyển văn bản thành bảng (Convert Text to Table) và ngược lại

Bạn đã có danh sách gõ sẵn, các cột cách nhau bằng dấu phẩy hoặc phím Tab? Không cần gõ lại, Word chuyển thẳng thành bảng.

Chuyển văn bản thành bảng

  1. Trên tab Home, bấm nút Show/Hide (biểu tượng ¶) để thấy dấu Tab và dấu xuống dòng.
  2. Kiểm tra mỗi hàng của bảng là một đoạn (một lần Enter), các cột ngăn bởi cùng một ký tự. Nếu nội dung có sẵn dấu phẩy, ví dụ địa chỉ, hãy dùng phím Tab làm dấu ngăn.
  3. Bôi đen đoạn văn bản.
  4. Vào Insert > Table > Convert Text to Table.
  5. Trong hộp thoại, kiểm tra Number of columns, chọn kiểu co giãn ở AutoFit behavior, và ở mục Separate text at chọn đúng ký tự ngăn (Tabs, Commas...).
  6. Bấm OK.

Ví dụ ba dòng STT, Họ tên, Lớp, 1, Nguyễn An, 10A1, 2, Trần Bình, 10A2 sẽ thành bảng 3 cột, 3 hàng.

Chuyển bảng thành văn bản

  1. Chọn cả bảng hoặc các hàng cần chuyển.
  2. Mở tab Layout của bảng, nhóm Data, bấm Convert to Text.
  3. Ở mục Separate text with, chọn ký tự thay cho đường kẻ cột, bấm OK. Mỗi hàng của bảng thành một đoạn văn.

Tạo bảng trong Word trên điện thoại

Ứng dụng Word trên điện thoại cũng tạo được bảng, theo hướng dẫn của Microsoft cho Android:

  1. Mở tài liệu, chạm vào vị trí muốn chèn bảng.
  2. Chạm biểu tượng Edit để mở thanh công cụ chỉnh sửa.
  3. Chạm vào chữ Home để mở danh sách tab, chọn Insert, rồi chạm Table.
  4. Tab Table xuất hiện. Muốn thêm hàng cột, chạm Insert và chọn thêm hàng trên, dưới hoặc cột trái, phải. Muốn xóa, chạm Delete rồi chọn xóa hàng, cột hay cả bảng.

Trên máy tính bảng Android, chỉ cần chạm Insert > Table. Trên iPhone, các bước gần tương tự, tên nút có thể khác đôi chút tùy bản cập nhật. Mẹo: tạo khung bảng trên điện thoại, còn gộp ô và trang trí thì để lúc mở trên máy tính.

Lỗi thường gặp khi tạo bảng trong Word

  • Không thấy tab Table Design, Table Layout: con trỏ đang nằm ngoài bảng. Bấm vào một ô bất kỳ là tab hiện lại.
  • Bảng tràn ra khỏi lề phải: bấm vào bảng, mở tab Layout của bảng, chọn AutoFit > AutoFit Window để bảng co lại vừa trang.
  • Convert Text to Table ra sai số cột: dấu ngăn không đồng nhất, chỗ dùng Tab chỗ dùng dấu cách, hoặc trong nội dung có dấu phẩy. Bật Show/Hide để kiểm tra, thay hết bằng một loại dấu rồi chuyển lại.
  • Nhấn Delete mà hàng không mất: phím Delete chỉ xóa chữ. Dùng chuột phải > Delete > Delete Rows.
  • Hàng tiêu đề không lặp lại sang trang sau: bạn đang ở chế độ xem khác Print Layout, hoặc đã chèn ngắt trang thủ công (Page Break) giữa bảng. Word chỉ lặp tiêu đề ở chỗ tự ngắt trang.
  • Gõ tiếng Việt trong ô bị lỗi dấu: thường do bộ gõ hoặc font cũ (VNI, TCVN3) chứ không phải do bảng. Đổi sang font Unicode như Arial, Times New Roman.

Xem thêm: Cắt ảnh trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Cách tạo bảng trong Word nhanh nhất là gì?

Vào Insert > Table, rê chuột trên lưới ô chọn số cột, số hàng rồi bấm chuột. Khi nhập liệu, nhấn Tab ở ô cuối để thêm hàng mới.

Làm sao thêm hàng trong bảng Word mà không cần vào menu?

Đặt con trỏ ở ô cuối cùng của bảng rồi nhấn Tab, Word tự thêm một hàng bên dưới. Muốn chèn hàng ở giữa bảng, dùng Insert Above hoặc Insert Below trên tab Layout của bảng.

Cách tạo bảng trong Word 2010 có khác Word 2016 không?

Cách tạo giống nhau, đều qua Insert > Table. Ở cả hai bản, các nút chỉnh bảng nằm trong nhóm Table Tools với hai tab Design và Layout. Bản Microsoft 365 mới đổi tên thành Table Design và Table Layout.

Xóa bảng trong Word nhưng giữ lại chữ được không?

Được. Chọn cả bảng, vào tab Layout của bảng, bấm Convert to Text, chọn ký tự ngăn rồi bấm OK. Nội dung các ô được giữ lại thành các đoạn văn.

Có nên làm bảng tính toán trong Word không?

Word phù hợp với bảng trình bày. Bảng nhiều số liệu cần cộng trừ, lọc, sắp xếp nên làm trong Excel, xem cách kẻ bảng trong Excel. Nếu bảng dùng để trình chiếu, bạn có thể tham khảo thêm cách chuyển Word sang PowerPoint.

Word