Sửa lỗi font chữ trong Word: ô vuông, mất dấu, lỗi khi tải về

Sửa lỗi font chữ trong Word có hai cách chính: cài đúng font mà tài liệu đang dùng, hoặc chuyển văn bản sang bảng mã Unicode bằng Unikey Toolkit (Ctrl + Shift + F6) rồi đổi sang font có sẵn như Times New Roman, Arial. Phần lớn lỗi chữ biến thành ký tự lạ, mất dấu hay ô vuông xảy ra khi file soạn bằng font TCVN3 (.VnTime) hoặc VNI mà máy bạn chưa có. Bài viết giúp bạn nhận biết đúng loại lỗi, sửa lỗi font khi tải file về, lỗi trên Windows 10, 11, lỗi khi copy và cách nhúng font để gửi file không bị lỗi nữa.

Vì sao bị lỗi font chữ trong Word?

Chữ tiếng Việt hiển thị đúng khi có đủ hai điều kiện: máy có font mà file dùng, và font đó cùng bảng mã với nội dung. Lỗi thường đến từ một trong các nguyên nhân sau:

File dùng font cũ chưa cài trên máy. Văn bản soạn từ nhiều năm trước, đề thi, biểu mẫu cơ quan hay dùng font TCVN3 (tên bắt đầu bằng .Vn, ví dụ .VnTime, .VnArial) hoặc VNI (tên bắt đầu bằng VNI-, ví dụ VNI-Times). Máy không có font này thì Word thay bằng font khác, chữ có dấu biến thành ký tự lạ.
Nội dung gõ theo bảng mã khác Unicode. Dù đã cài font, nếu bạn đổi sang Times New Roman thì chữ TCVN3, VNI vẫn lỗi, vì ký tự bên trong không phải Unicode.
Font không hỗ trợ tiếng Việt. Nhiều font trang trí chỉ có chữ Latin cơ bản, gặp ký tự có dấu sẽ hiện ô vuông hoặc nhảy sang font khác.
Font chưa được nhúng khi người gửi lưu file. Người soạn dùng font riêng, nhưng không bật nhúng font nên máy người nhận không hiển thị được.

Nhận biết nhanh file đang dùng font gì

Bấm vào một chữ đang lỗi.
Nhìn ô tên font ở tab Home. Nếu thấy tên như .VnTime, .VnTimeH là font TCVN3. Nếu là VNI-Times, VNI-Helve là font VNI.
Nếu tên font là Times New Roman, Arial mà chữ vẫn lỗi, gần như chắc chắn nội dung đang ở bảng mã TCVN3 hoặc VNI và cần chuyển mã.

Word cũng liệt kê các font bị thiếu trên máy. Vào File > Options > Advanced, kéo xuống nhóm Show document content và bấm Font Substitution. Hộp thoại sẽ cho biết font nào của tài liệu đang thiếu và Word đang thay bằng font gì.

Sửa lỗi font chữ trong Word khi tải về bằng cách cài font

Nếu bạn chỉ cần đọc hoặc in đúng như bản gốc, cài font là cách giữ nguyên định dạng tốt nhất. Theo Microsoft, Windows 11 và Windows 10 nhận font dạng TrueType (.ttf) hoặc OpenType (.otf).

Lấy file font. Tốt nhất là xin người gửi tài liệu, hoặc tải từ nguồn đáng tin cậy. Hãy quét virus trước khi mở.
Nếu font nằm trong file nén .zip, bấm chuột phải và chọn Extract (giải nén).
Bấm chuột phải vào file font, chọn Install. Muốn mọi tài khoản trên máy đều dùng được, chọn Install for all users.
Nếu Windows hỏi cho phép thay đổi, bấm Yes.
Đóng hẳn Word rồi mở lại tài liệu.

Kiểm tra font đã cài: mở Settings > Personalization > Fonts, xem trong danh sách Available fonts.

Lưu ý: Cài font chỉ giúp máy của bạn hiển thị đúng. Gửi file cho người khác, họ vẫn bị lỗi nếu chưa có font. Muốn sửa dứt điểm, hãy chuyển mã sang Unicode như mục dưới.

Sửa lỗi font chữ trong Word bằng Unikey (chuyển mã sang Unicode)

Unikey Toolkit có sẵn trong Unikey, chuyển văn bản từ TCVN3 hoặc VNI sang Unicode chỉ trong vài giây. Nếu máy chưa có, bạn có thể tải Unikey trước.

Trong Word, bôi đen đoạn bị lỗi (hoặc Ctrl + A để chọn hết), nhấn Ctrl + C để sao chép.
Mở Unikey Toolkit bằng tổ hợp Ctrl + Shift + F6, hoặc bấm chuột phải vào biểu tượng Unikey ở góc phải thanh Taskbar và chọn Công cụ....
Ở mục Bảng mã, chọn ô Nguồn là bảng mã của văn bản gốc:
- Font .VnTime, .VnArial... chọn TCVN3.
- Font VNI-Times, VNI-Helve... chọn VNI Windows.
Chọn ô Đích là Unicode.
Bấm Chuyển mã. Unikey báo chuyển mã thành công.
Quay lại Word, dán (Ctrl + V) vào vị trí cũ hoặc một file mới.
Bôi đen đoạn vừa dán, đổi font sang một font Unicode như Times New Roman hoặc Arial.

Nếu bạn bấm Chuyển mã khi chưa sao chép gì, Unikey sẽ báo lỗi. Chỉ cần quay lại bước 1.

Chọn sai bảng mã nguồn thì sao?

Chữ sau khi dán vẫn lỗi, chỉ là lỗi kiểu khác. Bạn nhấn Ctrl + Z trong Word để hoàn tác, sao chép lại đoạn gốc và thử bảng mã nguồn còn lại (TCVN3 hoặc VNI Windows).

Lỗi font chữ biến thành ô vuông và lỗi trên Win 10, Win 11

Lỗi font chữ trong Word biến thành ô vuông

Ô vuông xuất hiện khi font đang dùng không có hình dạng cho ký tự đó. Thường gặp ba trường hợp:

Dùng font trang trí không hỗ trợ tiếng Việt. Đổi sang font có hỗ trợ tiếng Việt. Nếu muốn font đẹp, Google Fonts có bộ lọc ngôn ngữ để tìm font hỗ trợ tiếng Việt.
Font của người gửi chưa có trên máy bạn. Xem hộp thoại Font Substitution để biết tên font bị thiếu, rồi cài font đó.
Ký hiệu đặc biệt chèn bằng font ký hiệu. Các ký tự như dấu tick, mũi tên đôi khi dùng font riêng. Hỏi người soạn font gốc, hoặc chèn lại bằng Insert > Symbol.

Lỗi font chữ trong Word Win 10, Win 11

Trên Windows 10 và 11, hay gặp các tình huống sau:

Đã cài font mà Word không thấy. Đóng hết cửa sổ Word rồi mở lại. Nếu máy có nhiều tài khoản, cài lại bằng Install for all users. Microsoft cũng lưu ý không phải ứng dụng nào cũng hỗ trợ font tự cài.
Cài font bằng cách chép vào thư mục nhưng không hiện. Hãy cài lại bằng cách bấm chuột phải vào file font và chọn Install.
Máy mới cài Windows, mở file cũ bị lỗi hàng loạt. Máy chưa có font TCVN3, VNI. Chuyển mã sang Unicode bằng Unikey sẽ nhanh hơn cài từng font.

Lỗi font chữ trong Word khi copy từ web, PDF

Copy từ trang web hoặc file khác vào Word có thể mang theo font lạ, cỡ chữ lộn xộn. Cách xử lý:

Dán bằng Ctrl + V như bình thường.
Bấm nút Paste Options hiện cạnh đoạn vừa dán (hoặc nhấn Ctrl).
Chọn Keep Text Only (phím T) để chỉ giữ chữ, bỏ hết định dạng gốc. Merge Formatting (phím M) sẽ lấy định dạng của đoạn bạn đang dán vào.

Muốn lần sau tự động dán dạng chữ thuần, vào File > Options > Advanced, nhóm Cut, copy, and paste, ở ô Pasting from other programs chọn Keep Text Only, bấm OK.

Với file PDF, chữ copy ra đôi khi mất dấu do cách PDF lưu font. Bạn thử copy bằng một trình đọc khác như Foxit Reader, hoặc xin bản Word gốc.

Nhúng font (Embed fonts) để gửi file không bị lỗi

Nếu bạn là người soạn và dùng font riêng, hãy nhúng font vào file trước khi gửi:

Vào File > Options, chọn mục Save.
Ở nhóm Preserve fidelity when sharing this document, tích Embed fonts in the file.
Chọn thêm tùy chọn nếu cần:
- Embed only the characters used in the document: file nhẹ hơn, nhưng người nhận khó sửa chữ bằng font đó.
- Do not embed common system fonts: không nhúng các font Windows sẵn có.
Bấm OK rồi lưu file.

Microsoft cho biết không phải font TrueType nào cũng nhúng được, vì tác giả font có thể chặn quyền nhúng. Bạn kiểm tra trong Control Panel > Fonts, chọn font và xem mục Font embeddability. Font lớn sẽ làm file nặng lên đáng kể.

Lỗi thường gặp khi sửa font chữ trong Word

Unikey báo lỗi khi bấm Chuyển mã

Bạn chưa sao chép văn bản vào bộ nhớ tạm. Bôi đen đoạn cần sửa, nhấn Ctrl + C, rồi mới bấm Chuyển mã.

Chuyển mã xong, chữ có dấu lại thành ký tự lạ khác

Bảng mã nguồn chọn sai, hoặc đoạn văn trộn nhiều bảng mã. Hoàn tác, chuyển từng phần theo đúng font gốc của phần đó.

Đã nhúng font nhưng người nhận vẫn bị lỗi

Font đó có thể không cho phép nhúng. Hãy đổi sang font phổ biến có hỗ trợ tiếng Việt, hoặc xuất file PDF để người nhận chỉ cần xem và in.

Sửa xong font nhưng gõ thêm chữ lại bị lỗi

Lỗi lúc gõ thường do Unikey đặt sai bảng mã so với font, ví dụ đang để TCVN3 mà gõ vào font Times New Roman. Trong Unikey, chọn bảng mã Unicode. Xem thêm sửa lỗi Unikey không gõ được tiếng Việt.

Xem thêm: Cách căn lề trong Word theo cm, chuẩn A4 và văn bản hành chính; Chuyển ảnh sang Word sửa được bằng Google Drive, OneNote.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao tải file Word về bị lỗi font?

Thường do file soạn bằng font TCVN3 hoặc VNI mà máy bạn chưa cài. Cài đúng font đó hoặc chuyển mã sang Unicode bằng Unikey Toolkit là chữ hiển thị lại bình thường.

Nên cài font hay chuyển mã sang Unicode?

Chỉ cần đọc, in một lần thì cài font cho nhanh. Nếu còn chỉnh sửa và gửi cho người khác, hãy chuyển mã sang Unicode để file hiển thị đúng trên mọi máy.

Phím tắt mở Unikey Toolkit là gì?

Tổ hợp Ctrl + Shift + F6. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào biểu tượng Unikey và chọn Công cụ....

Chuyển mã bằng Unikey có làm mất định dạng không?

Có thể mất một phần định dạng tùy nội dung. Sau khi dán, hãy kiểm tra lại in đậm, bảng biểu và đổi font cho cả đoạn sang font Unicode.

Lỗi font trên Word cho Mac có sửa giống vậy không?

Nguyên tắc giống nhau: cài đúng font hoặc chuyển nội dung sang Unicode. Unikey là phần mềm cho Windows, nên trên Mac bạn có thể chuyển mã trên một máy Windows rồi mở lại file.