Top Download

Cách căn lề trong Word theo cm, chuẩn A4 và văn bản hành chính

Cập nhật 8 phút đọcThủ thuậtWord – Excel – PowerPoint

Cách căn lề trong Word nhanh nhất là vào tab Layout, bấm Margins rồi chọn Custom Margins để nhập số đo cho lề trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left), phải (Right). Muốn nhập theo cm, bạn đổi đơn vị trong File > Options > Advanced trước. Với văn bản hành chính khổ A4, lề chuẩn theo Nghị định 30/2020 là trên và dưới 2–2,5 cm, trái 3–3,5 cm, phải 1,5–2 cm. Bài viết hướng dẫn từng bước cho Word 2010, 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 và Word trên Mac, kèm cách căn lề giấy ngang, lề đóng tập (Gutter) và các lỗi hay gặp.

Lề trang (margin) là khoảng trắng giữa mép giấy và phần chữ ở bốn phía trên, dưới, trái, phải. Theo Microsoft, mặc định Word để lề 1 inch, tức khoảng 2,54 cm, cho mỗi phía.

Nhiều người gõ "căn lề" nhưng thật ra muốn căn đoạn văn sang trái, giữa, phải hoặc đều hai bên. Đó là thao tác khác, làm bằng các nút Align Left, Center, Align Right, Justify trong nhóm Paragraph ở tab Home. Bài này nói về lề trang, phần quyết định chữ nằm cách mép giấy bao xa khi in.

Cách căn lề trong Word nhanh bằng Margins có sẵn

Word có sẵn vài kiểu lề dựng sẵn. Cách này hợp khi bạn không cần số đo chính xác.

  1. Mở tài liệu, chọn tab Layout. Ở Word 2013 và Word 2010, tab này tên là Page Layout.
  2. Bấm Margins trong nhóm Page Setup.
  3. Chọn một kiểu lề trong danh sách. Word áp dụng ngay cho tài liệu.

Các kiểu dựng sẵn thường tính theo inch hoặc làm tròn, nên khó khớp đúng quy định ở Việt Nam. Để nhập số tùy ý, xem các mục bên dưới.

Cách căn lề trong Word theo cm (đổi đơn vị inch sang cm)

Word cài bản tiếng Anh hay để đơn vị là inch. Bạn nên đổi sang cm trước khi nhập số đo, tránh gõ "2" mà Word hiểu là 2 inch (hơn 5 cm).

Trên Windows (Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

  1. Bấm File > Options.
  2. Chọn mục Advanced ở cột bên trái.
  3. Kéo xuống nhóm Display, tại ô Show measurements in units of chọn Centimeters.
  4. Bấm OK.

Thay đổi này áp dụng luôn cho thước kẻ (Ruler) và các hộp thoại đo khác. Word 2010 cũng có đường dẫn File > Options > Advanced tương tự.

Trên Word cho Mac

  1. Trên thanh menu, chọn Word > Preferences.
  2. Bấm General (trong nhóm Authoring and Proofing Tools).
  3. Tại Show measurement in units of, chọn Centimeters rồi đóng cửa sổ.

Căn lề trên dưới trái phải bằng Custom Margins

Đây là cách chính xác nhất để căn lề trong Word 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365.

  1. Chọn tab Layout, bấm Margins, chọn Custom Margins ở cuối danh sách.
  2. Hộp thoại Page Setup mở ở thẻ Margins. Nhập số đo vào các ô:
    • Top: lề trên
    • Bottom: lề dưới
    • Left: lề trái
    • Right: lề phải
  3. Ở ô Apply to, chọn phạm vi áp dụng (cả tài liệu hoặc chỉ phần đang chọn).
  4. Bấm OK.

Căn lề trong Word 2016 so với Word 2010, 2013

Các bước giống nhau, chỉ khác tên tab. Word 2016 trở về sau dùng tab Layout. Word 2013 và 2010 dùng tab Page Layout, sau đó vẫn là Margins > Custom Margins. Bạn cũng có thể bấm vào mũi tên nhỏ ở góc dưới phải nhóm Page Setup để mở thẳng hộp thoại.

Đặt lề làm mặc định cho mọi file mới

Nếu lần nào tạo file cũng phải chỉnh lại lề, hãy lưu thành mặc định:

  1. Mở Layout > Margins > Custom Margins, nhập các số đo mong muốn.
  2. Bấm nút Set As Default ở góc dưới bên trái hộp thoại.
  3. Word hỏi có muốn đổi thiết lập mặc định không, bấm Yes.

Thiết lập được lưu vào mẫu Normal, nên các tài liệu mới tạo sau đó sẽ có sẵn lề này. File cũ không bị đổi.

Kiểm tra khổ giấy A4

Lề đúng nhưng khổ giấy sai thì bản in vẫn lệch. Word bản Mỹ hay mặc định khổ Letter. Hãy vào Layout > Size và chọn A4 trước khi căn lề.

Căn lề chuẩn văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020

Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định văn bản hành chính trình bày trên khổ A4 (210 mm x 297 mm), với định lề trang:

  • Lề trên: cách mép trên 20–25 mm (2–2,5 cm).
  • Lề dưới: cách mép dưới 20–25 mm (2–2,5 cm).
  • Lề trái: cách mép trái 30–35 mm (3–3,5 cm).
  • Lề phải: cách mép phải 15–20 mm (1,5–2 cm).

Lề trái rộng nhất vì đó là phía đóng ghim hoặc đóng quyển. Một bộ số hay dùng là Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left 3 cm, Right 1,5 cm, nằm gọn trong khung quy định.

Văn bản hành chính còn có quy định về giãn dòng và đánh số trang. Bạn có thể xem thêm cách giãn dòng trong Word chuẩn văn bản hành chính và cách đánh số trang trong Word.

Lưu ý: Luận văn, đồ án hay hồ sơ thầu thường có quy định lề riêng của trường hoặc đơn vị. Hãy làm theo hướng dẫn của nơi nhận nếu khác với số trên.

Căn lề trong Word giấy ngang và để đóng tập (Gutter)

Căn lề giấy ngang cho cả tài liệu

  1. Vào Layout > Orientation, chọn Landscape.
  2. Mở lại Margins > Custom Margins để kiểm tra số đo lề, vì khi xoay giấy, phía "trên" lúc này là cạnh dài.

Chỉ xoay ngang một vài trang

Bảng biểu rộng thường cần trang ngang trong khi phần còn lại vẫn để dọc:

  1. Bôi đen nội dung cần đặt trên trang ngang.
  2. Trên tab Layout, bấm mũi tên mở hộp thoại Page Setup.
  3. Chọn Landscape, rồi ở ô Apply to chọn Selected text.
  4. Bấm OK. Word tự tạo ngắt section trước và sau đoạn đó.

Khi tài liệu có nhiều section, phần đầu trang, chân trang cũng có thể khác nhau giữa các phần. Xem thêm header footer trong Word nếu bị lệch.

Lề đóng tập (Gutter)

Gutter là phần lề cộng thêm ở phía gáy để khi đóng quyển chữ không bị che.

  1. Mở Layout > Margins > Custom Margins.
  2. Nhập độ rộng vào ô Gutter, ví dụ 1 cm.
  3. Ở ô Gutter position, chọn Left (gáy bên trái) hoặc Top (gáy phía trên).
  4. Bấm OK.

Nếu in hai mặt và đóng như sách, hãy chọn Mirror margins ở mục Multiple pages. Khi đó các ô Left, Right đổi thành Inside (phía gáy) và Outside (phía mép ngoài), lề gáy sẽ tự đổi bên giữa trang chẵn và trang lẻ.

Chỉnh lề bằng thước kẻ (Ruler)

Thước kẻ giúp nhìn và kéo lề trực quan, hợp khi cần chỉnh nhanh.

  1. Vào tab View, tích ô Ruler để hiện thước ngang.
  2. Muốn hiện thêm thước dọc trên Windows, vào File > Options > Advanced, nhóm Display, tích Show vertical ruler in Print Layout view.
  3. Phần màu xám ở hai đầu thước là vùng lề. Rê chuột tới ranh giới vùng xám và trắng, khi con trỏ thành mũi tên hai chiều thì kéo để đổi lề.

Kéo thước khó ra số tròn, nên với văn bản cần đúng chuẩn, hãy dùng Custom Margins.

Lỗi thường gặp khi căn lề trong Word

Đổi lề nhưng chỉ vài trang thay đổi

Nguyên nhân là tài liệu có nhiều section (thường do ngắt trang ngang, chèn mục lục, ghép nhiều file). Microsoft cho biết lề mới chỉ áp dụng cho section đang đặt con trỏ. Cách sửa: nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ, rồi mở Custom Margins và nhập lại số đo, hoặc chỉnh lần lượt từng section.

In ra bị mất chữ ở mép, Word báo lề nằm ngoài vùng in

Khi lề quá hẹp, Word có thể báo "The margins of section ... are set outside the printable area of the page". Đa số máy in không in sát mép giấy được. Bấm No để hủy in, mở lại Page Setup, bấm OK rồi chọn Fix khi Word cảnh báo để nâng lề lên mức tối thiểu máy in cho phép.

Tạo file mới vẫn ra lề 2,54 cm

Bạn mới chỉnh lề cho file hiện tại. Hãy dùng nút Set As Default như hướng dẫn ở trên.

Ô Gutter position bị mờ, không chọn được

Khi đang chọn Mirror margins, 2 pages per sheet hoặc Book fold, Word tự quyết định vị trí gáy nên khóa ô này lại. Đó là hành vi bình thường.

Số đo hiện inch dù đã gõ cm

Đơn vị hiển thị chưa được đổi. Làm lại bước đổi đơn vị trong File > Options > Advanced (Windows) hoặc Word > Preferences > General (Mac).

Không thấy thước để kéo lề

Thước đang bị tắt. Vào View và tích Ruler. Trên Mac, nếu thước dọc không hiện, hãy chuyển sang chế độ xem Print Layout.

Xem thêm: Gộp ô trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Căn lề chuẩn trong Word cho giấy A4 là bao nhiêu?

Với văn bản hành chính, lề trên và dưới 2–2,5 cm, trái 3–3,5 cm, phải 1,5–2 cm theo Nghị định 30/2020. Bộ số Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left 3 cm, Right 1,5 cm là lựa chọn phổ biến.

Lề mặc định của Word là bao nhiêu?

Theo Microsoft, mỗi phía mặc định là 1 inch, tương đương khoảng 2,54 cm. Vì thế file mới thường có lề trái hẹp hơn quy định hành chính.

Có căn lề riêng cho một trang được không?

Được. Bôi đen nội dung của trang đó, mở hộp thoại Page Setup, nhập lề mới và chọn Selected text ở ô Apply to. Word sẽ tách phần đó thành section riêng.

Gutter khác gì lề trái?

Gutter là phần cộng thêm vào phía gáy, tách riêng khỏi lề trái. Ví dụ lề trái 3 cm và Gutter 1 cm thì phía gáy có tổng cộng 4 cm khoảng trắng.

Căn lề trong Word Online có được không?

Có. Word cho web cũng có Layout > Margins > Custom Margins để nhập số đo, dù một số tùy chọn nâng cao có thể khác bản cài trên máy.

Word