Vẽ biểu đồ trong PowerPoint: cột, tròn, sửa số liệu, từ Excel

Q: Có thể kết hợp cột và đường trong một biểu đồ không?

Có. Dùng Change Chart Type và chọn nhóm Combo, hoặc đổi kiểu cho riêng một chuỗi số liệu. Cách này hay dùng khi vừa thể hiện doanh thu (cột) vừa thể hiện tỉ lệ tăng trưởng (đường).

Để vẽ biểu đồ trong PowerPoint, bạn vào Insert > Chart, chọn loại biểu đồ (cột, tròn, đường...), bấm OK rồi nhập số liệu vào bảng tính nhỏ hiện ra. Biểu đồ trên slide cập nhật ngay khi bạn gõ số. Muốn sửa số liệu sau này, chọn biểu đồ và bấm Chart Design > Edit Data.

Bài viết hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột, biểu đồ tròn, sửa số liệu, chèn biểu đồ có liên kết từ Excel, tạo hiệu ứng cho biểu đồ và cách xử lý các lỗi hay gặp, áp dụng cho PowerPoint 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365 và lưu ý cho bản 2010.

Cách vẽ biểu đồ trong PowerPoint từng bước

Chọn slide cần đặt biểu đồ.
Vào tab Insert, bấm Chart (trong nhóm Illustrations). Nếu slide có khung nội dung trống, bạn cũng có thể bấm biểu tượng biểu đồ nhỏ ở giữa khung.
Hộp thoại Insert Chart mở ra. Cột bên trái là các nhóm biểu đồ (Column, Line, Pie, Bar...), bên phải là các kiểu con.
Bấm vào kiểu biểu đồ muốn dùng rồi bấm OK (hoặc nhấp đúp vào kiểu đó).
Một cửa sổ bảng tính nhỏ hiện ra với số liệu mẫu. Gõ đè số liệu của bạn vào.
Đóng cửa sổ bảng tính khi nhập xong. Biểu đồ trên slide đã mang số liệu mới.

Nhập số liệu cho đúng

Bảng tính mẫu có hàng tiêu đề và cột tiêu đề. Ví dụ biểu đồ doanh thu bốn quý của hai chi nhánh:

Cột A (tên nhóm): Quý 1, Quý 2, Quý 3, Quý 4
Cột B (chuỗi số liệu 1): Hà Nội 120, 150, 170, 210
Cột C (chuỗi số liệu 2): TP.HCM 140, 160, 190, 230

Nếu số liệu ít hơn mẫu, hãy xóa các hàng, cột thừa (hoặc kéo khung viền xanh thu nhỏ vùng dữ liệu) để biểu đồ không còn mục trống. Gõ số không kèm đơn vị, ví dụ 120 thay vì 120 triệu, để PowerPoint hiểu đây là số.

Vẽ biểu đồ cột trong PowerPoint

Biểu đồ cột (Column) hợp để so sánh số liệu giữa các nhóm hoặc theo thời gian.

Vào Insert > Chart, chọn Column.
Chọn Clustered Column (cột nhóm) nếu muốn các chuỗi đứng cạnh nhau, hoặc Stacked Column (cột chồng) nếu muốn thấy tổng.
Bấm OK, nhập số liệu như ví dụ trên.
Bấm nút Chart Elements (dấu + cạnh biểu đồ) để bật Data Labels (nhãn số trên cột), Axis Titles (tên trục) hoặc tắt Gridlines cho gọn.
Bấm nút Chart Styles (hình cây cọ) để đổi màu và kiểu.

Nếu cần thanh nằm ngang, chọn nhóm Bar thay vì Column. Biểu đồ thanh ngang dễ đọc hơn khi tên nhóm dài.

Vẽ biểu đồ tròn trong PowerPoint

Biểu đồ tròn (Pie) dùng để thể hiện tỉ lệ các phần trong một tổng, ví dụ cơ cấu chi phí.

Vào Insert > Chart, chọn Pie, chọn kiểu Pie hoặc Doughnut (hình vành khuyên).
Bấm OK. Biểu đồ tròn chỉ dùng một cột số liệu, nên hãy nhập tên các phần ở cột A và giá trị ở cột B, xóa các cột còn lại.
Bấm Chart Elements > Data Labels để hiện số hoặc phần trăm trên từng miếng.
Muốn tách một miếng ra ngoài cho nổi bật, bấm một lần vào biểu đồ, bấm thêm lần nữa vào miếng cần tách rồi kéo nó ra.

Mẹo: biểu đồ tròn nên có không quá năm, sáu phần. Nhiều phần quá thì miếng nhỏ khó đọc, khi đó biểu đồ cột hoặc thanh ngang sẽ rõ hơn.

Sửa số liệu biểu đồ (Edit Data) và đổi kiểu biểu đồ

Sửa số liệu

Bấm chọn biểu đồ. Ribbon hiện thêm tab Chart Design và Format. Nếu không thấy, bấm vào biểu đồ một lần nữa.
Trên tab Chart Design, nhóm Data, bấm mũi tên dưới Edit Data.
Chọn:
- Edit Data: mở bảng tính nhỏ ngay trong PowerPoint.
- Edit Data in Excel: mở số liệu trong ứng dụng Excel đầy đủ, tiện khi dữ liệu nhiều hoặc cần công thức.
Sửa số, biểu đồ trên slide đổi theo. Đóng cửa sổ khi xong.

Bạn cũng có thể chuột phải vào biểu đồ và chọn Edit Data.

Đổi kiểu biểu đồ

Chọn biểu đồ, trên tab Chart Design bấm Change Chart Type, chọn kiểu mới. Có thể chuột phải vào vùng biểu đồ và chọn Change Chart Type. Số liệu giữ nguyên, chỉ đổi cách hiển thị.

Đổi hàng thành cột

Nếu biểu đồ vẽ ngược ý muốn (ví dụ trục ngang là chi nhánh thay vì quý), mở Edit Data rồi bấm Switch Row/Column trên tab Chart Design. Nút này chỉ bấm được khi bảng số liệu đang mở.

Vẽ biểu đồ trong PowerPoint 2016 và 2010

Trên PowerPoint 2016 trở lên (gồm Microsoft 365), các bước như trên: Insert > Chart, tab Chart Design và Format xuất hiện khi chọn biểu đồ, cạnh biểu đồ có các nút Chart Elements, Chart Styles, Chart Filters.

Trên PowerPoint 2010 (và 2007), lệnh chèn vẫn là Insert > Chart, nhưng khi chọn biểu đồ, công cụ nằm trong nhóm tab Chart Tools gồm Design, Layout và Format. Nút Edit Data và Change Chart Type nằm trên tab Design. Bản 2010 không có các nút nổi + và cây cọ cạnh biểu đồ; bật nhãn số, tên trục ở tab Layout. Khi chèn biểu đồ trên bản 2010, số liệu thường mở trong cửa sổ Excel riêng thay vì bảng tính nhỏ.

Chèn biểu đồ từ Excel vào PowerPoint (dán liên kết)

Với số liệu lớn hoặc thay đổi thường xuyên, Microsoft khuyên vẽ biểu đồ trong Excel rồi chép sang PowerPoint, giữ liên kết để biểu đồ tự cập nhật.

Trong Excel, bấm vào biểu đồ, nhấn Ctrl + C.
Sang PowerPoint, chọn slide, nhấn Ctrl + V.
Bấm nút Paste Options hiện cạnh biểu đồ, chọn một trong các kiểu dán:
- Use Destination Theme & Link Data: lấy màu, font theo bài thuyết trình, giữ liên kết với file Excel.
- Keep Source Formatting & Link Data: giữ nguyên định dạng từ Excel, giữ liên kết.
- Use Destination Theme & Embed Workbook: nhúng cả dữ liệu vào file PowerPoint, không liên kết.
- Keep Source Formatting & Embed Workbook: nhúng, giữ định dạng gốc.
- Picture: dán thành ảnh, không sửa được số liệu.

Chọn kiểu Link Data thì khi bạn sửa số trong file Excel gốc, biểu đồ trong PowerPoint cũng cập nhật. Nên để file Excel và file PowerPoint cùng một thư mục và không đổi tên file sau khi dán. Microsoft lưu ý công cụ chép kiểu này cần Office bản cài trên máy, không có trên bản web.

Nếu bạn chưa quen vẽ bảng số liệu trong Excel, xem thêm bài kẻ bảng trong Excel và phím tắt Excel.

Tạo hiệu ứng cho biểu đồ trong PowerPoint

Cho biểu đồ hiện dần từng cột giúp người nghe theo dõi dễ hơn.

Chọn biểu đồ, mở tab Animations.
Chọn một hiệu ứng xuất hiện như Wipe hoặc Fade.
Bấm Effect Options, ở phần Sequence chọn cách hiện: As One Object (cả biểu đồ), By Series (theo từng chuỗi), By Category (theo từng nhóm), By Element in Series hoặc By Element in Category (từng cột một). Lựa chọn có sẵn tùy loại biểu đồ.
Muốn khung nền biểu đồ không hiện riêng trước, mở Animation Pane, bấm mũi tên cạnh hiệu ứng, mở Effect Options và bỏ dấu ô Start animation by drawing the chart background.

Chi tiết về Start, Duration, Animation Pane có trong bài cách tạo hiệu ứng trong PowerPoint. Lưu ý hiệu ứng chuyển slide Morph không áp dụng cho biểu đồ.

Lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong PowerPoint

Nút Edit Data bị mờ

Thường do biểu đồ được dán dạng ảnh (Picture), hoặc biểu đồ liên kết mà file Excel gốc đã bị đổi tên, di chuyển. Kiểm tra lại: nếu là ảnh thì phải chèn lại biểu đồ. Microsoft có bài trên diễn đàn hỗ trợ về trường hợp "Edit Data Not Available" nếu vẫn không được.

Biểu đồ có cột hoặc mục trống

Vùng dữ liệu vẫn chứa hàng, cột mẫu chưa xóa. Mở Edit Data, xóa hàng, cột thừa hoặc kéo khung viền vùng dữ liệu cho khớp.

Số liệu hiện sai, không lên cột

Ô bị gõ kèm chữ (120tr) nên PowerPoint coi là văn bản. Gõ lại số thuần. Cũng chú ý dấu thập phân theo cài đặt máy: máy đặt kiểu Việt Nam dùng dấu phẩy cho phần thập phân.

Biểu đồ liên kết không cập nhật

File Excel gốc đã bị di chuyển hoặc đổi tên, liên kết bị hỏng. Đưa file về chỗ cũ, hoặc chép và dán lại biểu đồ với tùy chọn Link Data.

Gửi file đi thì người nhận không sửa được số liệu

Biểu đồ liên kết cần cả file Excel gốc. Nếu gửi riêng file PowerPoint, nên dán dạng Embed Workbook để dữ liệu nằm sẵn trong file.

Câu hỏi thường gặp

Cách vẽ biểu đồ trong PowerPoint nhanh nhất là gì?

Vào Insert > Chart, chọn loại biểu đồ, bấm OK rồi gõ đè số liệu mẫu. Toàn bộ chỉ mất vài phút với bảng số liệu nhỏ.

Nên vẽ biểu đồ trong Excel hay trong PowerPoint?

Số liệu ít, ít thay đổi thì vẽ thẳng trong PowerPoint. Số liệu nhiều, có công thức hoặc cập nhật thường xuyên thì vẽ trong Excel rồi dán liên kết sang PowerPoint.

Có thể kết hợp cột và đường trong một biểu đồ không?

Có. Dùng Change Chart Type và chọn nhóm Combo, hoặc đổi kiểu cho riêng một chuỗi số liệu. Cách này hay dùng khi vừa thể hiện doanh thu (cột) vừa thể hiện tỉ lệ tăng trưởng (đường).

Làm sao hiện phần trăm trên biểu đồ tròn?

Bấm Chart Elements, bật Data Labels, sau đó bấm mũi tên cạnh Data Labels, chọn More Options và đánh dấu Percentage.

Biểu đồ dán dạng ảnh có sửa số liệu được không?

Không. Kiểu dán Picture biến biểu đồ thành ảnh tĩnh. Muốn sửa, bạn phải quay lại file Excel, sửa số rồi chép và dán lại với tùy chọn Link Data hoặc Embed Workbook.