Top Download

Đặt mật khẩu file Excel: khóa mở, khóa sửa, khóa sheet

Cập nhật 8 phút đọcThủ thuậtWord – Excel – PowerPoint

Để đặt mật khẩu file Excel, bạn mở file, vào File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password, nhập mật khẩu hai lần rồi lưu file. Từ đó, ai mở file cũng phải nhập đúng mật khẩu. Nếu chỉ muốn chặn người khác sửa nội dung, bạn dùng mật khẩu sửa (Password to modify) hoặc khóa sheet bằng Review > Protect Sheet. Bài viết hướng dẫn từng cách cho Excel 2007, 2013, 2016 và Microsoft 365, cách gỡ mật khẩu khi còn nhớ và điều cần biết nếu lỡ quên.

Ba mức bảo vệ file Excel: chọn đúng mức trước khi đặt mật khẩu

Excel có ba mức bảo vệ khác nhau. Chọn sai mức là lý do nhiều người tưởng đã khóa file nhưng người khác vẫn xem được.

  • Bảo vệ cấp file (mã hóa file): không có mật khẩu thì không mở được file. Đây là mức an toàn nhất, dùng cho bảng lương, dữ liệu khách hàng.
  • Bảo vệ cấu trúc workbook: người khác mở file và sửa dữ liệu được, nhưng không thêm, xóa, đổi tên, ẩn hay di chuyển sheet.
  • Bảo vệ sheet (worksheet): khóa các ô trong một sheet để không ai sửa nhầm công thức, nhưng vẫn xem được mọi thứ.

Microsoft lưu ý rõ: bảo vệ sheet không phải là tính năng bảo mật, nó chỉ ngăn chỉnh sửa ô bị khóa. Muốn người lạ không đọc được dữ liệu, bạn phải đặt mật khẩu mở file.

Cách đặt mật khẩu file Excel 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365

Đặt mật khẩu mở file (Encrypt with Password)

  1. Mở file Excel cần bảo vệ.
  2. Bấm thẻ File, chọn Info.
  3. Bấm Protect Workbook, chọn Encrypt with Password.
  4. Nhập mật khẩu vào hộp thoại, bấm OK.
  5. Nhập lại đúng mật khẩu đó để xác nhận, bấm OK.
  6. Lưu file (Ctrl + S). Lần sau mở file, Excel sẽ hỏi mật khẩu.

Mật khẩu phân biệt chữ hoa, chữ thường: "Banggia2026" và "banggia2026" là hai mật khẩu khác nhau.

Đặt mật khẩu mở và mật khẩu sửa qua Save As > General Options

Cách này cho phép đặt hai mật khẩu riêng: một để mở, một để sửa. Rất tiện khi bạn muốn mọi người xem được nhưng chỉ vài người được chỉnh.

  1. Vào File > Save As, chọn nơi lưu. Trên Excel bản mới, bấm Browse (hoặc More options) để mở hộp thoại lưu file kiểu Windows.
  2. Ở góc dưới hộp thoại, cạnh nút Save, bấm Tools và chọn General Options.
  3. Điền mật khẩu vào một hoặc cả hai ô:
    • Password to open: mật khẩu để mở file.
    • Password to modify: mật khẩu để được sửa và lưu đè file.
  4. Có thể đánh dấu Read-only recommended để Excel gợi ý người mở chọn chế độ chỉ đọc.
  5. Bấm OK, nhập lại mật khẩu để xác nhận, rồi bấm Save.

Người không biết mật khẩu sửa vẫn mở được file ở chế độ chỉ đọc (Read Only). Họ có thể lưu thành một bản khác dưới tên mới, nhưng không ghi đè được file gốc. Vì vậy, mật khẩu sửa chỉ để tránh sửa nhầm, không phải để giữ bí mật.

Đặt mật khẩu file Excel 2013, 2010 và 2007

  • Excel 2013, 2010: giao diện File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password giống như hướng dẫn ở trên. Cách Save As > Tools > General Options cũng dùng được.
  • Excel 2007: chưa có thẻ File. Bạn bấm nút Office tròn ở góc trái trên, chọn Prepare > Encrypt Document, nhập mật khẩu hai lần rồi lưu. Cách Save As > Tools > General Options vẫn có trong hộp thoại lưu file.

Khóa sheet trong Excel bằng Protect Sheet

Khóa sheet phù hợp khi bạn gửi biểu mẫu cho người khác điền, nhưng không muốn họ sửa công thức hay tiêu đề.

Bước 1: Mở khóa các ô cho phép nhập

Mặc định, mọi ô trong Excel đều ở trạng thái Locked, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ. Vì vậy, bạn mở khóa các ô cần cho người khác nhập trước:

  1. Chọn các ô được phép nhập liệu, ví dụ cột số lượng.
  2. Nhấn Ctrl + 1 (Mac: Command + 1) để mở hộp thoại Format Cells.
  3. Chuyển sang thẻ Protection, bỏ dấu ở ô Locked, bấm OK.

Bước 2: Bật bảo vệ sheet

  1. Vào thẻ Review, bấm Protect Sheet.
  2. Nhập mật khẩu (không bắt buộc, nhưng nếu bỏ trống thì ai cũng gỡ được).
  3. Trong danh sách bên dưới, đánh dấu những việc người dùng vẫn được làm, ví dụ chọn ô, định dạng ô, chèn hàng, sắp xếp, dùng AutoFilter.
  4. Bấm OK, nhập lại mật khẩu, bấm OK.

Ví dụ: file báo giá có cột đơn giá và cột thành tiền chứa công thức. Bạn chỉ mở khóa cột số lượng. Khách nhập số lượng, thành tiền tự tính, nhưng không sửa được đơn giá.

Khóa cấu trúc workbook

Muốn chặn thêm, xóa, đổi tên hay ẩn sheet, vào Review > Protect Workbook, nhập mật khẩu (tùy chọn) và bấm OK. Dữ liệu trong các sheet vẫn sửa được như thường.

Nếu file của bạn có bảng tính phức tạp, hãy xem thêm cách kẻ bảng trong Excel để trình bày biểu mẫu rõ ràng trước khi khóa.

Cách gỡ mật khẩu file Excel khi còn nhớ mật khẩu

Bạn chỉ gỡ được mật khẩu khi biết mật khẩu hiện tại.

Gỡ mật khẩu mở file

  1. Mở file và nhập mật khẩu như bình thường.
  2. Vào File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password.
  3. Xóa hết các ký tự trong ô mật khẩu, để trống, bấm OK.
  4. Lưu file. Lần sau mở sẽ không hỏi mật khẩu nữa.

Nếu bạn đặt mật khẩu bằng General Options, mở lại Save As > Tools > General Options, xóa nội dung hai ô mật khẩu rồi lưu.

Gỡ khóa sheet và khóa workbook

  • Sheet: vào Review > Unprotect Sheet (hoặc File > Info > Protect > Unprotect Sheet), nhập mật khẩu.
  • Cấu trúc workbook: vào Review > Protect Workbook, nhập mật khẩu, bấm OK.

Đổi mật khẩu

Gỡ mật khẩu cũ theo các bước trên, rồi đặt mật khẩu mới. Với Encrypt with Password, bạn có thể xóa mật khẩu cũ và gõ thẳng mật khẩu mới vào cùng hộp thoại.

Quên mật khẩu file Excel thì sao?

Đây là điều cần biết trước khi đặt mật khẩu: theo Microsoft, nếu bạn quên hoặc làm mất mật khẩu, Microsoft không thể lấy lại mật khẩu cho bạn. Không có nút "quên mật khẩu", cũng không có tài khoản nào để khôi phục như email.

Vì vậy, hãy làm vài việc đơn giản ngay khi đặt mật khẩu:

  • Lưu mật khẩu vào trình quản lý mật khẩu đáng tin cậy, hoặc ghi vào sổ cất ở nơi an toàn.
  • Giữ một bản sao không đặt mật khẩu ở nơi an toàn, ví dụ ổ cứng ngoài cất riêng hoặc thư mục cá nhân trên OneDrive, nếu dữ liệu quan trọng.
  • Đặt mật khẩu dễ nhớ với bạn nhưng khó đoán với người khác, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký hiệu.
  • Với file dùng chung trong công ty, thống nhất người giữ mật khẩu và báo khi đổi mật khẩu.

Nếu đã quên, cách khả thi nhất là tìm lại bản sao cũ chưa đặt mật khẩu: bản gửi qua email, bản trên OneDrive hoặc SharePoint, bản sao lưu trên máy khác. Bài viết không hướng dẫn phá mật khẩu, vì việc này có thể bị dùng để mở trái phép file của người khác.

Lỗi thường gặp khi đặt mật khẩu file Excel

Đã đặt mật khẩu nhưng mở file không hỏi mật khẩu

Thường do bạn đặt mật khẩu xong nhưng chưa lưu file. Đặt lại và nhấn Ctrl + S. Cũng kiểm tra xem bạn có đang dùng Protect Sheet (chỉ khóa sửa) thay vì Encrypt with Password (khóa mở) không.

Nhập đúng mật khẩu nhưng Excel báo sai

  • Phím Caps Lock đang bật, vì mật khẩu phân biệt hoa thường.
  • Bộ gõ tiếng Việt đang bật, biến "aa" thành "â" hoặc thêm dấu vào mật khẩu. Tắt Unikey hoặc chuyển sang chế độ gõ tiếng Anh trước khi nhập. Xem thêm tải Unikey để biết cách chuyển chế độ gõ.

Mở file trên Mac báo không mở được

Microsoft ghi rằng Excel cho Mac giới hạn mật khẩu 15 ký tự. File đặt mật khẩu dài hơn trên Windows có thể không mở được trên Mac. Người tạo file cần đổi sang mật khẩu ngắn hơn.

Nút Protect Workbook bị mờ

File có thể đang mở ở chế độ chỉ đọc (Read Only) hoặc chế độ xem được bảo vệ (Protected View). Bấm Enable Editing nếu có, hoặc lưu một bản về máy, mở bản đó rồi đặt mật khẩu.

Xem thêm: Hàm IF trong Excel; Phím tắt Excel; Chèn ảnh vào Excel.

Câu hỏi thường gặp

Đặt mật khẩu file Excel có an toàn tuyệt đối không?

Không có gì tuyệt đối. Microsoft khuyên cân nhắc kỹ trước khi gửi file chứa dữ liệu nhạy cảm như số thẻ hay số định danh, dù đã đặt mật khẩu. Mật khẩu mở file vẫn là lớp bảo vệ nên dùng.

Khóa sheet khác gì đặt mật khẩu file?

Khóa sheet chỉ chặn sửa ô, người khác vẫn mở và xem được dữ liệu. Đặt mật khẩu file (Encrypt with Password) chặn cả việc mở file.

Có đặt mật khẩu cho một sheet riêng để người khác không xem được không?

Excel không mã hóa riêng từng sheet. Muốn giấu dữ liệu, bạn tách sheet đó sang một file khác và đặt mật khẩu mở cho file đó.

Quên mật khẩu file Excel có nhờ Microsoft mở được không?

Không. Microsoft không lưu và không khôi phục được mật khẩu file Excel. Cách duy nhất chắc chắn là tìm lại bản sao chưa đặt mật khẩu.

Đặt mật khẩu cho file Word, PowerPoint có giống Excel không?

Gần giống. Trong Word và PowerPoint, bạn vào File > Info, chọn Protect Document hoặc Protect Presentation, rồi chọn Encrypt with Password.

Excel