Top Download

Header footer trong Word: cách tạo, xóa, làm khác nhau từng trang

Cập nhật 7 phút đọcThủ thuậtWord – Excel – PowerPoint

Header footer trong Word: cách tạo, xóa, làm khác nhau từng trang

Header footer trong Word là phần đầu trang và chân trang, lặp lại trên mọi trang của văn bản: tên công ty, tên tài liệu, số trang, ngày tháng... Để tạo, bạn vào tab Insert > Header (hoặc Footer), chọn một kiểu có sẵn rồi gõ nội dung; xong thì bấm Close Header and Footer hoặc nhấn Esc. Muốn trang đầu khác, trang chẵn lẻ khác, hay mỗi chương một header riêng, bạn dùng Different First Page, Different Odd & Even Pages và Section Break kết hợp Link to Previous. Bài viết hướng dẫn đủ các trường hợp, kèm cách xóa header footer và sửa lỗi header footer bị ẩn.

  • Header (đầu trang): vùng nằm ở lề trên mỗi trang.
  • Footer (chân trang): vùng nằm ở lề dưới mỗi trang.

Nội dung bạn đặt ở đây tự xuất hiện trên tất cả các trang (trừ khi bạn cài đặt khác), không cần gõ lại. Thường dùng cho:

  • Tên cơ quan, logo, tên dự án ở đầu trang.
  • Số trang, tổng số trang ở chân trang.
  • Tên chương, tên tài liệu, phiên bản, ngày cập nhật.
  • Ghi chú bảo mật như "Tài liệu nội bộ".

Header và footer nên ngắn gọn. Quá nhiều thông tin sẽ làm trang rối mắt và chiếm chỗ của nội dung chính.

Cách này áp dụng cho Word 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365 trên Windows và Mac.

  1. Vào tab Insert, bấm Header (đầu trang) hoặc Footer (chân trang).
  2. Chọn một kiểu dựng sẵn trong danh sách. Một số kiểu có sẵn số trang.
  3. Gõ nội dung vào vùng header hoặc footer. Bạn định dạng chữ (font, cỡ, căn lề) như văn bản thường.
  4. Bấm Close Header and Footer hoặc nhấn Esc để quay lại phần thân văn bản.

Muốn tự thiết kế từ đầu thay vì dùng kiểu có sẵn, trong menu Header chọn Edit Header (hoặc Edit Footer trong menu Footer). Word mở vùng đầu trang trống để bạn tự gõ.

Cách nhanh nhất: bấm đúp vào vùng header hoặc footer trên bất kỳ trang nào. Word chuyển sang chế độ chỉnh sửa và hiện tab Header & Footer trên thanh công cụ. Sửa xong, nhấn Esc.

Trong chế độ chỉnh sửa header footer, đặt con trỏ ở vị trí muốn chèn, chọn Page Number > Current Position rồi chọn kiểu. Hướng dẫn chi tiết về định dạng số, bắt đầu từ số khác 1, có trong bài cách đánh số trang trong Word.

Các bản cũ cũng tạo header footer từ tab Insert > Header / Footer, chọn kiểu, gõ nội dung, rồi bấm Close Header and Footer. Điểm khác chủ yếu là tên tab: khi đang sửa header footer, các tùy chọn nằm ở tab Design thuộc nhóm Header & Footer Tools, thay vì tab Header & Footer như bản mới.

Lệnh chèn ngắt section ở Word 2010 nằm trong tab Page Layout > Breaks. Từ Word 2016 trở đi, tab này đổi tên thành Layout.

Header khác nhau từng trang: trang đầu, trang chẵn lẻ

Trang đầu tiên không có header (Different First Page)

Trang bìa thường không cần header, số trang. Cách làm:

  1. Bấm đúp vào vùng header hoặc footer.
  2. Trên tab Header & Footer, tích ô Different First Page.
  3. Header footer của trang đầu bị xóa trắng. Nếu muốn trang đầu có nội dung riêng, gõ vào lúc này; nội dung đó không hiện ở các trang sau.
  4. Bấm Close Header and Footer hoặc nhấn Esc.

Đây là công tắc bật/tắt. Bỏ tích thì trang đầu lại dùng header chung.

Header trang chẵn khác trang lẻ (Different Odd & Even Pages)

Kiểu này hay dùng khi in sách, in hai mặt: số trang nằm ở mép ngoài, trang lẻ bên phải, trang chẵn bên trái.

  1. Bấm đúp vào vùng header hoặc footer.
  2. Chọn Different Odd & Even Pages.
  3. Ở một trang lẻ, gõ nội dung header hoặc chèn Page Number > Current Position, căn phải.
  4. Chuyển xuống một trang chẵn, gõ nội dung và chèn số trang, căn trái.
  5. Bấm Close Header and Footer hoặc nhấn Esc.

Khi mỗi chương cần header riêng, ví dụ chương 1 ghi "Chương 1: Tổng quan", chương 2 ghi "Chương 2: Phương pháp", bạn phải chia văn bản thành nhiều section (phần).

  1. Bấm vào đầu trang nơi phần mới bắt đầu.
  2. Vào Layout > Breaks > Next Page để chèn ngắt section và sang trang mới.
  3. Bấm đúp vào header của trang đầu tiên trong phần mới.
  4. Trên tab Header & Footer, bấm Link to Previous để tắt liên kết với phần trước. Khi tắt, dòng chữ "Same as Previous" ở mép header sẽ biến mất.
  5. Sửa nội dung header của phần này. Phần trước không bị ảnh hưởng.
  6. Làm lại bước 4, 5 cho footer, vì header và footer liên kết riêng với nhau.
  7. Lặp lại cho các phần tiếp theo, rồi nhấn Esc.

Mẹo: Nếu một phần đã tắt liên kết mà bạn muốn lấy lại header của phần trước, đặt con trỏ trong header đó và nhấn Alt + Shift + R (phím tắt Word cho Windows sao chép header hoặc footer từ phần trước).

Khi làm tài liệu dài có nhiều chương, việc chia section còn giúp đánh số trang La Mã cho phần mở đầu và số thường cho phần nội dung, và giúp tạo mục lục trong Word gọn gàng hơn.

Xóa header chỉ ở một trang

Word không cho xóa header của riêng một trang ở giữa văn bản, trừ khi trang đó là một section riêng:

  1. Bấm vào đầu trang cần bỏ header, chèn Layout > Breaks > Next Page. Nếu chỗ đó đã có ngắt trang thường, xóa đi và thay bằng ngắt section.
  2. Bấm đúp vào header của trang đó, tắt Link to Previous.
  3. Xóa nội dung header (hoặc footer).
  4. Nếu các trang sau vẫn cần header, chèn tiếp ngắt section ở trang kế tiếp, tắt Link to Previous và gõ lại header.
  5. Nhấn Esc.

Xóa toàn bộ header hoặc footer của văn bản:

  1. Vào tab Insert, bấm Header (hoặc Footer).
  2. Chọn Remove Header (hoặc Remove Footer) ở cuối danh sách.

Nếu văn bản có nhiều section đã tắt liên kết, mỗi section có header riêng, bạn cần đặt con trỏ trong từng section và xóa lần lượt.

Cách khác: bấm đúp vào header, bôi đen nội dung và nhấn Delete.

Đang ở chế độ xem không hiển thị header

Không phải chế độ xem nào cũng hiện vùng đầu trang, chân trang. Vào tab View, chọn Print Layout để xem đúng như khi in.

Lỡ bấm đúp vào khoảng giữa hai trang

Trong Print Layout, bấm đúp vào mép trên hoặc mép dưới giữa hai trang sẽ ẩn khoảng trắng, kéo theo header và footer. Bấm đúp lại vào đường ranh giới giữa hai trang để hiện lại.

Tùy chọn hiển thị khoảng trắng bị tắt

Vào File > Options > Display, tích ô Show white space between pages in Print Layout view. Theo Microsoft, tùy chọn này hiển thị lề trên, lề dưới của trang, bao gồm nội dung header và footer.

Header chỉ hiện ở một số trang

  • Có thể Different First Page hoặc Different Odd & Even Pages đang bật mà bạn chỉ gõ nội dung cho một loại trang.
  • Văn bản có nhiều section và Link to Previous đã bị tắt ở section nào đó. Bấm đúp vào header từng phần để kiểm tra nhãn "Section" và "Same as Previous".

Thứ trông như header lại không sửa được

Đôi khi "header" thực ra là một hộp văn bản hoặc hình đặt ở đầu trang. Bấm vào nó: nếu hiện khung chỉnh kích thước như hình thì đó không phải header, xóa hoặc sửa như đối tượng thường.

Xem thêm: Cách xoay chữ trong Word; Cách tạo checkbox trong Word; Cách giãn dòng trong Word chuẩn văn bản hành chính, có phím tắt.

Câu hỏi thường gặp

Nhấn Esc, bấm Close Header and Footer, hoặc bấm đúp vào phần thân văn bản.

Vì sao sửa header ở chương 2 thì chương 1 cũng đổi theo?

Vì Link to Previous đang bật. Bấm đúp vào header chương 2, tắt Link to Previous rồi mới sửa nội dung.

Có thể chèn logo vào header không?

Được. Trong chế độ sửa header, chèn ảnh như bình thường rồi chỉnh kích thước. Logo sẽ lặp lại trên mọi trang dùng header đó.

Tìm và thay chữ trong header được không?

Được. Trong hộp thoại Find, dùng Find In để chọn tìm trong header và footer. Xem bài tìm và thay thế trong Word.

Có. Header footer là một phần của trang nên xuất PDF vẫn giữ nguyên. Bạn có thể mở file bằng Foxit Reader để kiểm tra trước khi gửi.

Word