Cách giãn dòng trong Word chuẩn văn bản hành chính, có phím tắt

Muốn giãn dòng trong Word, bạn bôi đen đoạn văn, vào tab Home > nút Line and Paragraph Spacing (biểu tượng mũi tên lên xuống cạnh các dòng kẻ) rồi chọn mức giãn, hoặc chọn Line Spacing Options để nhập con số chính xác. Cách nhanh hơn là dùng phím tắt: Ctrl + 1 (dòng đơn), Ctrl + 5 (1,5 dòng), Ctrl + 2 (dòng đôi). Với văn bản hành chính, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa 1,5 lines, và khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6pt.

Giãn dòng và giãn đoạn trong Word khác nhau thế nào?

Hai khái niệm này hay bị nhầm, nhưng nằm ở hai ô khác nhau trong Word:

• Giãn dòng (Line spacing): khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn. Ví dụ đoạn văn 5 dòng thì giãn dòng quyết định 5 dòng đó thưa hay sít.
• Giãn đoạn (Spacing Before / After): khoảng trống trước hoặc sau mỗi đoạn, tức khoảng cách giữa đoạn này với đoạn kia. Đoạn văn kết thúc khi bạn nhấn Enter.

Nhiều người thấy văn bản "giãn quá rộng" dù đã chọn dòng đơn. Nguyên nhân thường là ô After đang có giá trị lớn, chứ không phải do giãn dòng. Vì vậy khi chỉnh, bạn nên xem cả hai.

Cách 1: Giãn dòng nhanh bằng nút Line and Paragraph Spacing

Cách này dùng được trên Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365.

1. Bôi đen các đoạn cần chỉnh. Muốn chỉnh cả văn bản, nhấn Ctrl + A.
2. Vào tab Home, trong nhóm Paragraph bấm nút Line and Paragraph Spacing.
3. Chọn một mức có sẵn, ví dụ 1.0 là dòng đơn, 1.5 là giãn một dòng rưỡi, 2.0 là dòng đôi.

Menu này chỉ có vài mức cố định. Muốn giãn theo con số tùy ý, dùng cách 2.

Cách 2: Chỉnh giãn dòng chính xác trong hộp thoại Paragraph

1. Bôi đen đoạn văn cần chỉnh.
2. Vào Home > Line and Paragraph Spacing > Line Spacing Options. Hoặc bấm vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Paragraph (Dialog Box Launcher). Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào đoạn văn và chọn Paragraph.
3. Hộp thoại Paragraph mở ra ở tab Indents and Spacing. Tìm phần Spacing.
4. Ở ô Line spacing, chọn kiểu giãn dòng (giải thích bên dưới), nếu cần thì nhập số vào ô At bên cạnh.
5. Ở ô Before và After, nhập khoảng cách trước và sau đoạn, tính bằng pt.
6. Xem trước ở khung Preview, rồi bấm OK.

Ý nghĩa các lựa chọn trong ô Line spacing

• Single: dòng đơn.
• 1.5 lines: giãn bằng 1,5 lần dòng đơn.
• Double: dòng đôi, gấp 2 lần dòng đơn.
• At least: khoảng cách tối thiểu, nhập ở ô At (đơn vị pt). Word tự nới ra nếu dòng có chữ to hoặc hình lớn.
• Exactly: khoảng cách cố định bằng pt, dòng nào cũng đúng con số đó.
• Multiple: giãn theo bội số, nhập số lớn hơn 1, ví dụ 1.2 hoặc 1.3.

Mẹo: Muốn giãn dòng kiểu "1,2 dòng" hay "1,3 dòng", chọn Multiple rồi gõ 1.2 hoặc 1.3 vào ô At. Tùy cài đặt vùng của máy, bạn có thể phải gõ dấu phẩy thay dấu chấm.

Ô Don't add space between paragraphs

Ngay dưới phần Spacing có ô Don't add space between paragraphs... Khi tích ô này, Word bỏ khoảng trống Before/After giữa các đoạn cùng kiểu định dạng (style). Nếu bạn đặt After 6pt mà không thấy tác dụng, hãy kiểm tra xem ô này có đang bị tích không.

Cách 3: Phím tắt giãn dòng trong Word

Theo danh sách phím tắt chính thức của Microsoft cho Word trên Windows:

• Ctrl + 1: giãn dòng đơn.
• Ctrl + 5: giãn 1,5 dòng.
• Ctrl + 2: giãn dòng đôi.

Bôi đen đoạn văn rồi nhấn tổ hợp phím, Word áp dụng ngay. Đây là cách nhanh nhất khi soạn tài liệu dài. Phím tắt chỉ đổi giãn dòng, không đổi khoảng cách Before/After.

Cách 4: Giãn dòng cho toàn bộ văn bản và đặt làm mặc định

Đổi khoảng cách cho cả văn bản bằng tab Design

Trên Word 2016 trở lên và Microsoft 365:

1. Vào tab Design, bấm Paragraph Spacing.
2. Rê chuột qua các kiểu có sẵn để xem trước, bấm chọn kiểu phù hợp.
3. Muốn văn bản sít, không có khoảng trống giữa các đoạn, chọn No Paragraph Space.
4. Muốn tự nhập số, chọn Custom Paragraph Spacing.

Đặt giãn dòng mặc định cho mọi văn bản mới

Nếu bạn luôn phải chỉnh lại giãn dòng mỗi khi tạo file mới, hãy đặt mặc định một lần:

1. Mở Home > Line and Paragraph Spacing > Line Spacing Options.
2. Trong hộp thoại Paragraph, chọn kiểu ở ô Line spacing, chỉnh Before và After.
3. Bấm Set As Default.
4. Chọn All documents based on the Normal template rồi bấm OK.

Từ đó mọi văn bản mới tạo trên máy đều dùng giãn dòng này. Lưu ý: Microsoft cho biết Word bản web sẽ quay về giãn dòng 1.15 khi tạo tài liệu mới.

Giãn dòng trong Word bao nhiêu là chuẩn?

Giãn dòng theo quy định văn bản hành chính (Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định phần nội dung văn bản hành chính:

• Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.
• Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

Cách đặt trong Word cho đúng quy định:

1. Bôi đen phần nội dung văn bản.
2. Mở hộp thoại Paragraph như cách 2.
3. Ở ô Before nhập 6 pt (hoặc đặt ở After, miễn khoảng cách giữa hai đoạn không dưới 6pt).
4. Ở ô Line spacing chọn Single, 1.5 lines, hoặc Multiple với giá trị trong khoảng từ 1 đến 1,5, ví dụ 1.2.
5. Bấm OK.

Cũng theo Phụ lục I, lề trang văn bản hành chính là: lề trên và lề dưới cách mép 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm.

Lưu ý: Cơ quan, đơn vị có thể có mẫu văn bản riêng. Nếu nơi bạn làm việc đã ban hành file mẫu, hãy dùng file đó.

Tiểu luận, luận văn, báo cáo

Không có một con số chung cho mọi trường. Mỗi trường, khoa thường có hướng dẫn trình bày riêng về giãn dòng, cỡ chữ và lề. Hãy đọc kỹ quy định của nơi bạn nộp bài rồi đặt bằng hộp thoại Paragraph. Với tài liệu dài, bạn nên dùng Style (kiểu định dạng) để giãn dòng đồng đều, việc tạo mục lục trong Word cũng dễ hơn.

Giãn dòng trong Word 2016, Word 2010 và trên macOS

Word 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365

Có đủ các cách trên: nút Line and Paragraph Spacing, hộp thoại Paragraph, phím tắt, tab Design > Paragraph Spacing và Set As Default.

Word 2010, Word 2007

Nút Line and Paragraph Spacing trên tab Home và hộp thoại Paragraph (tab Indents and Spacing) dùng giống hệt bản mới. Phần giãn dòng cho đoạn văn bạn làm theo cách 1 và cách 2 là được.

Word trên macOS

Trên Word cho Mac, cách chắc chắn nhất là dùng thanh menu:

1. Bôi đen đoạn văn, hoặc chọn Edit > Select All để chọn cả văn bản.
2. Bấm menu Format > Paragraph.
3. Trong cửa sổ Paragraph, chọn kiểu ở ô Line spacing (ví dụ Single, 1.5 lines, Double), chỉnh Before và After.
4. Bấm OK.

Muốn đặt mặc định trên Mac, trong cửa sổ Paragraph bấm Set As Default, chọn All documents based on the Normal template, bấm OK.

Lỗi thường gặp khi giãn dòng và cách sửa

Đã chọn dòng đơn mà khoảng cách vẫn rộng

Khoảng trống bạn thấy là giãn đoạn. Mở hộp thoại Paragraph, đưa Before và After về 0 pt (hoặc 6pt nếu làm văn bản hành chính).

Chữ hoặc hình bị cắt mất phần trên

Đoạn đó đang để Exactly với con số quá nhỏ so với cỡ chữ hay ảnh. Đổi sang Single hoặc At least, Word sẽ tự nới dòng cho vừa.

Giãn dòng không đều giữa các đoạn

Văn bản dán từ web hoặc file khác thường mang theo định dạng cũ. Bôi đen toàn bộ (Ctrl + A), đặt lại giãn dòng một lần trong hộp thoại Paragraph. Nếu bạn cần sửa nhiều chỗ lặp lại, chẳng hạn xóa dòng trống thừa, hãy dùng tìm và thay thế trong Word.

Đặt After 6pt mà không thấy khác

Kiểm tra ô Don't add space between paragraphs... trong hộp thoại Paragraph. Nếu ô này đang tích, bỏ tích rồi bấm OK.

Xem thêm: Cách xoay chữ trong Word; Cách tạo checkbox trong Word; Tải Foxit Reader miễn phí mới nhất 2026, cài đặt và ký PDF.

Câu hỏi thường gặp

Giãn dòng 1.5 trong Word là bao nhiêu?

Đó là lựa chọn 1.5 lines, khoảng cách bằng 1,5 lần dòng đơn. Bạn bấm Ctrl + 5 hoặc chọn 1.5 lines trong ô Line spacing của hộp thoại Paragraph.

Giãn dòng chuẩn văn bản hành chính là bao nhiêu?

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines; khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu là 6pt.

Làm sao giãn dòng cho cả văn bản cùng lúc?

Nhấn Ctrl + A để chọn hết, rồi dùng nút Line and Paragraph Spacing hoặc phím tắt. Với Word 2016 trở lên, bạn cũng có thể dùng Design > Paragraph Spacing.

Giãn dòng có ảnh hưởng đến header, footer không?

Giãn dòng chỉ áp dụng cho đoạn văn bạn chọn. Muốn đổi giãn dòng ở đầu trang, chân trang, bạn bấm đúp vào vùng đó rồi chỉnh riêng. Xem thêm cách tạo header footer trong Word.

Tại sao văn bản mới tạo luôn có giãn dòng khác ý mình?

Văn bản mới lấy định dạng từ mẫu Normal. Đặt lại giãn dòng trong hộp thoại Paragraph, bấm Set As Default và chọn All documents based on the Normal template.