Tìm và thay thế trong Word: Ctrl+H, ký tự đặc biệt, wildcards

Để tìm và thay thế trong Word, bạn nhấn Ctrl + H (hoặc vào Home > Replace), gõ từ cần tìm vào ô Find what, gõ từ mới vào ô Replace with, rồi bấm Replace All để thay toàn bộ hoặc Replace để thay từng chỗ. Chỉ cần tìm mà không thay, nhấn Ctrl + F để mở ngăn tìm kiếm. Bấm More trong hộp thoại, bạn còn thay được cả định dạng, ký tự đặc biệt như ^p (dấu xuống đoạn), ^t (tab) và dùng ký tự đại diện (wildcards).

Tìm và thay thế trong Word dùng để làm gì?

Tính năng Find and Replace giúp bạn sửa hàng trăm chỗ trong vài giây, không sót chữ nào. Một số tình huống hay gặp:

• Đổi tên riêng, tên công ty, số hợp đồng xuất hiện nhiều lần trong văn bản.
• Sửa lỗi gõ sai lặp lại, ví dụ "hiên tại" thành "hiện tại".
• Xóa dòng trống thừa, dấu cách thừa khi dán văn bản từ web hoặc PDF.
• Đổi định dạng hàng loạt: tô đậm mọi chỗ có chữ "Lưu ý", đổi màu một từ khóa.
• Tìm nhanh một đoạn nội dung trong tài liệu dài.

Tính năng này có trên mọi bản Word: 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, và cả Word cho Mac.

Cách tìm từ trong Word bằng Ctrl + F

1. Nhấn Ctrl + F. Ngăn Navigation (điều hướng) mở ra bên trái màn hình.
2. Gõ từ hoặc cụm từ cần tìm vào ô tìm kiếm.
3. Word tô sáng mọi chỗ khớp trong văn bản và liệt kê kết quả trong ngăn bên trái.
4. Bấm vào từng kết quả để nhảy tới vị trí đó.

Mẹo: Nhấn Shift + F4 để lặp lại lần tìm gần nhất mà không cần mở lại hộp thoại.

Tìm nâng cao, đánh dấu tất cả kết quả

Hộp thoại Find and Replace (tab Find) có thêm vài lựa chọn hữu ích:

• Find In: chỉ tìm trong phần đang chọn, trong thân văn bản, hoặc trong header và footer.
• Reading Highlight > Highlight All: tô màu mọi chỗ khớp để bạn nhìn cả trang. Bấm Clear Highlighting để bỏ.

Cách tìm và thay thế chữ trong Word bằng Ctrl + H

1. Nhấn Ctrl + H, hoặc vào tab Home, nhóm Editing, bấm Replace.
2. Ở ô Find what, gõ từ cần tìm, ví dụ smartphone.
3. Ở ô Replace with, gõ từ thay thế, ví dụ điện thoại.
4. Chọn cách thay:
   • Replace All: thay tất cả chỗ khớp cùng lúc. Word báo số chỗ đã thay.
   • Find Next: nhảy đến chỗ khớp tiếp theo để bạn xem trước.
   • Replace: thay chỗ đang chọn rồi chuyển sang chỗ sau.
5. Bấm Close khi xong.

Lưu ý: Trước khi bấm Replace All, hãy bấm Find Next vài lần để chắc từ tìm không vô tình nằm trong từ khác. Lỡ thay sai, nhấn Ctrl + Z để hoàn tác.

Các tùy chọn tìm kiếm khi bấm More

Bấm More để mở rộng hộp thoại. Phần Search Options gồm:

• Search: tìm cả văn bản (All), hoặc chỉ từ vị trí con trỏ xuống dưới (Down) hay lên trên (Up).
• Match case: phân biệt chữ hoa, chữ thường. Tìm "Nam" sẽ không khớp "nam".
• Find whole words only: chỉ khớp nguyên từ. Tìm "an" sẽ không khớp trong "bàn", "ăn".
• Use wildcards: dùng ký tự đại diện (xem mục bên dưới).
• Sounds like (English) và Find all word forms (English): chỉ hoạt động với tiếng Anh.
• Match prefix, Match suffix: khớp phần đầu hoặc phần cuối từ.
• Ignore punctuation characters, Ignore white-space characters: bỏ qua dấu câu và khoảng trắng khi so khớp.

Với tiếng Việt, hai tùy chọn hữu ích nhất là Match case và Find whole words only. Tuy vậy, "nguyên từ" của Word tính theo khoảng trắng, nên với từ ghép tiếng Việt bạn vẫn nên kiểm tra bằng Find Next trước.

Thay thế định dạng trong Word

Bạn có thể tìm theo định dạng và thay bằng định dạng khác, có hoặc không kèm chữ.

Ví dụ: tô đậm và đổi màu đỏ mọi chữ "Lưu ý".

1. Nhấn Ctrl + H, bấm More.
2. Ở ô Find what, gõ Lưu ý.
3. Bấm vào ô Replace with, gõ lại Lưu ý.
4. Vẫn đang ở ô Replace with, bấm Format > Font. Chọn kiểu đậm, màu đỏ, bấm OK. Dưới ô sẽ hiện dòng mô tả định dạng.
5. Bấm Replace All.

Nút Format còn có Paragraph (căn lề, giãn dòng), Style (kiểu định dạng) và Highlight (tô nền). Chẳng hạn bạn có thể tìm mọi đoạn đang dùng một Style và đổi sang Style khác qua hộp thoại Find Style và Replace Style, rất tiện khi chuẩn hóa tiêu đề trước khi tạo mục lục trong Word.

Lưu ý quan trọng: Định dạng đã gán vẫn nằm lại trong ô cho lần tìm sau. Nếu lần sau Word báo không tìm thấy gì, hãy bấm vào từng ô và chọn No Formatting để xóa điều kiện định dạng.

Thay thế ký tự đặc biệt: ^p, ^t, ^l và các mã khác

Bấm More > Special để chèn các ký tự không gõ được trực tiếp. Mỗi ký tự có một mã bắt đầu bằng dấu mũ ^:

• ^p: dấu xuống đoạn (phím Enter).
• ^t: ký tự tab.
• ^l: ngắt dòng thủ công (Shift + Enter).
• ^m: ngắt trang thủ công.
• ^b: ngắt section (section break).
• ^w: khoảng trắng (dấu cách, tab... liên tiếp). Chỉ dùng ở ô Find what.
• ^#: một chữ số bất kỳ. ^$: một chữ cái bất kỳ. ^?: một ký tự bất kỳ.
• ^^: chính dấu mũ ^.

Bạn có thể gõ thẳng mã vào ô, hoặc chọn từ menu Special để khỏi nhớ.

Ví dụ hay dùng

• Xóa dòng trống thừa: Find what là ^p^p, Replace with là ^p. Bấm Replace All vài lần đến khi Word báo 0 chỗ.
• Nối dòng bị ngắt khi dán từ PDF: tìm ^l, thay bằng dấu cách. Nếu văn bản bị ngắt bằng dấu xuống đoạn thì tìm ^p nhưng phải cẩn thận vì sẽ nối luôn các đoạn thật.
• Đổi tab thành dấu cách: tìm ^t, thay bằng một dấu cách.
• Xóa dấu cách đôi: tìm hai dấu cách, thay bằng một dấu cách, lặp lại đến khi hết.

Sau khi dọn văn bản, bạn có thể chỉnh lại khoảng cách cho đều bằng cách giãn dòng trong Word.

Tìm và thay thế bằng wildcards (ký tự đại diện)

Tích ô Use wildcards để dùng biểu thức tìm kiếm mạnh hơn. Các ký tự đại diện chính:

• ?: một ký tự bất kỳ. b?n khớp "bàn", "bạn", "bến" (với văn bản gõ bằng Unicode dựng sẵn).
• *: chuỗi ký tự bất kỳ. Ví dụ của Microsoft: the* khớp "theater", "thespian".
• < và >: đầu từ và cuối từ. <(inter) chỉ khớp những từ bắt đầu bằng "inter".
• [ ]: một ký tự trong danh sách. [0-9] là một chữ số.
• [!...]: một ký tự không nằm trong danh sách.
• {n}, {n,}, {n,m}: lặp đúng n lần, ít nhất n lần, từ n đến m lần.
• @: một hoặc nhiều lần ký tự đứng trước.
• ( ) và \1, \2: gom nhóm và dùng lại nhóm ở ô Replace with.

Ví dụ: đảo ngày tháng

Đổi ngày dạng 2026-10-31 thành 31/10/2026:

1. Tích Use wildcards.
2. Find what: ([0-9]{4})-([0-9]{2})-([0-9]{2})
3. Replace with: \3/\2/\1
4. Bấm Replace All.

Khi bật wildcards, menu Special hiện một danh sách mã khác so với lúc tắt, nên hãy chọn mã từ menu thay vì gõ theo trí nhớ. Muốn tìm chính các ký tự như *, ?, [, bạn đặt dấu \ phía trước, ví dụ \*. Chế độ wildcards cũng phân biệt chữ hoa, chữ thường, nên hãy gõ đúng kiểu chữ.

Tìm và thay thế trong Word trên Mac

Word cho Mac có hai cách:

• Cách nhanh: vào menu Edit > Find > Replace (phím tắt Control + H). Ngăn bên trái hiện hai ô để gõ từ cần tìm và từ thay thế, sau đó bấm Replace hoặc Replace All.
• Cách nâng cao: vào Edit > Find > Advanced Find and Replace, chọn tab Replace. Hộp thoại này có Find what, Replace with, nút More với Match case, Find whole words only, Use wildcards, giống bản Windows.

Theo Microsoft, một số tùy chọn tìm kiếm chỉ có trên Word cho Windows, nên trên Mac bạn có thể thấy ít lựa chọn hơn. Muốn dùng wildcards trên Mac, hãy mở Advanced Find and Replace, vì ô tìm kiếm nhanh không hỗ trợ.

Lỗi thường gặp khi tìm và thay thế

Word báo không tìm thấy dù từ có trong văn bản

• Ô Find what hoặc Replace with còn dính điều kiện định dạng từ lần trước. Bấm vào ô, chọn No Formatting.
• Match case hoặc Find whole words only đang bật. Bỏ tích rồi thử lại.
• Use wildcards đang bật nên các ký tự như ?, * bị hiểu là ký tự đại diện.
• Chữ trong văn bản và chữ bạn gõ khác bảng mã hoặc kiểu gõ dấu. Hãy sao chép chính từ đó trong văn bản rồi dán vào ô Find what.

Replace All thay cả những chỗ không mong muốn

Từ ngắn dễ nằm trong từ khác. Bật Find whole words only, hoặc dùng Find Next và Replace để duyệt từng chỗ. Nhấn Ctrl + Z để hoàn tác nếu lỡ tay.

Không tìm thấy chữ trong header, footer

Dùng Find In để chọn tìm trong header và footer, hoặc bấm đúp vào vùng đầu trang rồi tìm. Xem thêm cách làm header footer trong Word.

Xem thêm: Cách xoay chữ trong Word; Cách tạo checkbox trong Word; Cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ, bỏ trang bìa.

Câu hỏi thường gặp

Phím tắt tìm và thay thế trong Word là gì?

Trên Windows, Ctrl + F để tìm, Ctrl + H để thay thế, Ctrl + G mở hộp thoại Go To. Trên Word cho Mac, Control + H mở ngăn thay thế.

Có thay thế được nhiều từ khác nhau cùng lúc không?

Không. Mỗi lần Replace All chỉ thay một cụm từ. Muốn thay nhiều cụm, bạn làm lần lượt từng cụm.

Làm sao xóa toàn bộ dòng trống trong Word?

Mở Ctrl + H, gõ ^p^p vào Find what, ^p vào Replace with, bấm Replace All đến khi không còn chỗ nào.

Tìm và thay thế có phân biệt chữ có dấu, không dấu không?

Có. Word coi "Việt" và "Viet" là hai từ khác nhau. Bạn phải gõ đúng dấu như trong văn bản.

Hoàn tác Replace All được không?

Được. Nhấn Ctrl + Z ngay sau khi thay, Word sẽ trả lại toàn bộ các chỗ vừa thay.