Top Download

Khoảng cách giữa các chữ trong Word: cách chỉnh và sửa chữ bị xa

Cập nhật 7 phút đọcThủ thuậtWord – Excel – PowerPoint

Khoảng cách giữa các chữ trong Word chỉnh ở hộp thoại Font, tab Advanced, mục Character Spacing: chọn Expanded để giãn chữ, Condensed để thu hẹp, rồi nhập mức điểm ở ô By. Mở nhanh hộp thoại bằng Ctrl + D. Nếu chữ bị cách xa bất thường, nguyên nhân thường là căn đều hai bên (Justify), lỗi khi copy dán hoặc lỗi bảng mã tiếng Việt. Bài viết chỉ cách chỉnh và sửa từng trường hợp.

Khoảng cách giữa các chữ trong Word là bao nhiêu là chuẩn?

Mặc định Word để khoảng cách ký tự ở mức Normal, tức không giãn không co, và tỉ lệ ngang Scale là 100%. Với văn bản thông thường như đơn từ, báo cáo, luận văn, hãy giữ nguyên mức này. Các quy định trình bày văn bản thường chỉ yêu cầu phông chữ, cỡ chữ, lề và giãn dòng, không yêu cầu giãn chữ.

Bạn chỉ nên chỉnh khoảng cách chữ khi:

  • Làm tiêu đề, bìa, poster cần chữ thoáng hơn (giãn khoảng 1–3 pt).
  • Cần dồn một dòng bị lẻ vài chữ lên dòng trên (thu khoảng 0,1–0,5 pt cho đoạn đó).
  • Chữ in hoa cỡ lớn trông dính nhau.

Đừng nhầm khoảng cách giữa các chữ với khoảng cách giữa các dòng. Khoảng cách dòng chỉnh ở phần Line Spacing, xem bài giãn dòng trong Word.

Cách chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word (Font > Advanced > Character Spacing)

Áp dụng cho Word cho Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 và 2016. Word 2010, 2013 có hộp thoại tương tự.

  1. Bôi đen đoạn chữ cần chỉnh.
  2. Trên tab Home, bấm mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Font để mở hộp thoại Font. Hoặc nhấn Ctrl + D.
  3. Chuyển sang tab Advanced.
  4. Ở mục Spacing, chọn:
    • Expanded: giãn chữ ra.
    • Condensed: thu các chữ lại gần nhau.
    • Normal: trở về mặc định.
  5. Nhập số điểm ở ô By, ví dụ 1 pt. Xem trước kết quả ở ô Preview bên dưới.
  6. Bấm OK.

Ví dụ: tiêu đề "BÁO CÁO TỔNG KẾT NĂM HỌC" cỡ 16 in đậm, đặt Expanded By 2 pt sẽ thoáng và dễ đọc hơn hẳn.

Scale: kéo giãn chiều ngang chữ

Ô Scale trong cùng tab Advanced làm chữ to ra hoặc hẹp lại theo chiều ngang, tính bằng phần trăm. Trên 100% chữ bè ra, dưới 100% chữ bị ép hẹp. Khác với Spacing, Scale thay đổi hình dáng chữ chứ không chỉ khoảng trống giữa các chữ, nên chỉ dùng cho tiêu đề, không dùng cho đoạn văn dài.

Kerning for fonts: tinh chỉnh cặp chữ

Tích ô Kerning for fonts và nhập cỡ chữ vào ô Points and above. Word sẽ tự điều chỉnh khoảng cách một số cặp chữ hay trông thưa (như "AV", "To") với chữ từ cỡ đó trở lên. Tính năng này hữu ích cho chữ tiêu đề cỡ lớn.

Khoảng cách giữa các chữ trong Word bị xa: nguyên nhân và cách sửa

Đây là lỗi hay gặp nhất. Hãy xác định nguyên nhân trước rồi sửa đúng chỗ.

Do căn đều hai bên (Justify)

Khi căn đều hai bên bằng nút Justify hoặc Ctrl + J, Word kéo giãn khoảng trống giữa các từ để mỗi dòng chạm cả lề trái lẫn lề phải. Dòng nào có từ dài hoặc đường link dài thì khoảng trống bị kéo rất to.

Cách sửa:

  • Thử căn trái (Align Left) để kiểm tra. Nếu khoảng cách trở lại bình thường thì đúng là do Justify.
  • Nếu vẫn muốn căn đều, sửa dòng bị thưa bằng cách ngắt từ dài, hoặc thu nhẹ khoảng cách chữ của đoạn đó bằng Condensed By 0,1–0,3 pt.
  • Xem thêm cách căn lề trong Word để chọn kiểu căn hợp lý.

Dòng ngắt bằng Shift + Enter bị giãn rộng

Shift + Enter chèn ngắt dòng (line break) mà không tạo đoạn mới. Trong đoạn căn đều, dòng kết thúc bằng ngắt dòng vẫn bị Word kéo giãn cho đủ bề ngang, nên các chữ trên dòng đó cách nhau rất xa.

Cách sửa nhanh nhất: thay ngắt dòng bằng Enter (xuống đoạn mới) ở những chỗ đó. Bật Show/Hide bằng Ctrl + Shift + 8 để thấy ký hiệu ngắt dòng (mũi tên gập).

Word còn một tùy chọn tương thích tên Don't expand character spaces on a line ending with Shift+Return để không giãn những dòng này. Trên Word cho Windows, tùy chọn thuộc nhóm Layout options ở cuối trang File > Options > Advanced. Word cho Mac bản mới không còn mục cài đặt này.

Do lỗi copy dán (Smart cut and paste)

Khi dán chữ từ web, file PDF hay file khác, Word có thể tự thêm hoặc bớt dấu cách quanh chữ dán vào. Tính năng này tên Use smart cut and paste.

  1. Vào File > Options > Advanced.
  2. Tìm mục Cut, copy, and paste.
  3. Bỏ tích Use smart cut and paste, hoặc bấm Settings bên cạnh và bỏ tích Adjust sentence and word spacing automatically.
  4. Bấm OK.

Khi dán, bạn cũng nên dùng Keep Text Only (chỉ giữ chữ) trong nút Paste Options để bỏ định dạng lạ đi kèm, hoặc nhấn Ctrl + Shift + V để dán chỉ văn bản trên các bản Word mới.

Do giãn chữ thủ công còn sót lại

Văn bản nhận từ người khác có thể đã bị đặt Expanded ở vài đoạn. Bôi đen đoạn đó, mở Ctrl + D > Advanced, xem ô Spacing có đang là Expanded không và đặt lại Normal, Scale về 100%. Cách nhanh hơn là nhấn Ctrl + Spacebar để xóa định dạng ký tự thủ công (lưu ý lệnh này cũng bỏ in đậm, nghiêng, màu chữ đặt tay).

Do thừa dấu cách hoặc lỗi bảng mã tiếng Việt

  • Thừa dấu cách: bật Show/Hide, mỗi dấu cách hiện là một dấu chấm giữa dòng. Nếu thấy hai, ba dấu chấm liền nhau, dùng tìm và thay thế trong Word: tìm hai dấu cách, thay bằng một dấu cách, bấm Replace All vài lần.
  • Lỗi bảng mã: văn bản cũ gõ bằng font VNI hoặc TCVN3 (.VnTime) mở trên máy khác có thể hiện chữ lỗi, khoảng cách lộn xộn. Dùng công cụ chuyển mã của UniKey để chuyển về Unicode, rồi đổi sang font Unicode như Times New Roman hoặc Arial. Xem thêm cách sửa lỗi font chữ trong Word.

Khoảng cách giữa các chữ không đều nhau

Nếu trong cùng một đoạn, chỗ thưa chỗ dày, hãy kiểm tra theo thứ tự:

  1. Bôi đen cả đoạn, mở Ctrl + D > Advanced. Nếu ô Spacing trống (không hiện Normal), nghĩa là trong đoạn có nhiều mức giãn khác nhau. Chọn Normal rồi bấm OK để đồng bộ.
  2. Kiểm tra đoạn có căn Justify không. Thử căn trái.
  3. Kiểm tra trong đoạn có nhiều font khác nhau không. Chọn cả đoạn và đặt một font duy nhất.
  4. Bật Show/Hide tìm dấu cách thừa, ngắt dòng Shift + Enter hoặc phím Tab chen giữa.

Lỗi thường gặp khi chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word

  • Chỉnh Spacing mà không thấy thay đổi: chưa bôi đen chữ trước khi mở hộp thoại, hoặc số ở ô By quá nhỏ. Thử với 2 pt để thấy rõ.
  • Chỉnh xong mỗi đoạn mới gõ lại về bình thường: Spacing chỉ áp dụng cho chữ đã chọn. Muốn áp dụng lâu dài, sửa trong kiểu (Style): bấm chuột phải vào kiểu trong nhóm Styles, chọn Modify, bấm Format > Font, đặt Spacing ở tab Advanced.
  • Condensed quá tay làm chữ dính vào nhau: giảm số ở ô By, chỉ nên thu tối đa khoảng 0,5 pt với đoạn văn.
  • Mở trên máy khác thì khoảng cách bị đổi: máy kia thiếu font bạn dùng nên Word thay bằng font khác có độ rộng chữ khác. Dùng font phổ biến như Times New Roman, Arial, hoặc lưu thêm một bản PDF (File > Save As, chọn kiểu PDF) khi gửi đi để giữ đúng bố cục.

Xem thêm: Chia cột trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Phím tắt mở hộp thoại chỉnh khoảng cách chữ trong Word là gì?

Nhấn Ctrl + D (hoặc Ctrl + Shift + F) để mở hộp thoại Font, sau đó chuyển sang tab Advanced. Word không có phím tắt riêng để giãn chữ.

Khoảng cách giữa các chữ trong Word bị xa khi căn đều phải làm sao?

Kiểm tra dòng bị giãn có kết thúc bằng Shift + Enter hay có từ, link quá dài không. Thay ngắt dòng bằng Enter, ngắt bớt từ dài, hoặc thu nhẹ khoảng cách chữ của đoạn bằng Condensed.

Expanded và Scale khác nhau thế nào?

Expanded thêm khoảng trống giữa các chữ, hình dáng chữ giữ nguyên. Scale kéo giãn hoặc ép chính chữ theo chiều ngang, chữ sẽ bè hoặc gầy đi.

Làm sao đưa khoảng cách chữ về mặc định?

Bôi đen chữ, mở Ctrl + D > Advanced, đặt Spacing là Normal, Scale là 100%, rồi bấm OK. Hoặc nhấn Ctrl + Spacebar để xóa toàn bộ định dạng ký tự đặt tay.

Vì sao dán chữ từ web vào Word bị cách chữ lung tung?

Do định dạng đi kèm và tính năng tự điều chỉnh dấu cách khi dán. Hãy dán bằng Keep Text Only và tắt Use smart cut and paste trong File > Options > Advanced.

Word